Door de Coronapandemie is thuiswerken voor bijna alle organisaties de norm geworden. Om thuiswerken te ondersteunen, zijn software oplossingen die het werken op afstand ondersteunen onmisbaar. Zoals bijvoorbeeld CRM software. Toegang tot een CRM-oplossing is essentieel geworden voor beroeps- en brancheverenigingen en goede doelen om hun processen, contacten, communicatie en vele andere activiteiten op afstand te kunnen organiseren. In dit artikel bekijken we de 9 vragen die verenigingen en goede doelen moeten stellen bij het opstellen van een specificatie-document. Als je van plan bent om het komende jaar een nieuwe CRM-oplossing aan te schaffen (of om van leverancier te veranderen), dan is dit artikel iets voor jou!
Wat houdt een specificatiedocument in?
Dit is de documentatie die je deelt met potentiële leveranciers om jullie wensen, eisen en de gewenste functionele reikwijdte voor het nieuw aan te schaffen CRM product te specificeren. Dit moet zo geschreven worden dat de aanbieders van de oplossing een voorstel kunnen doen dat perfect bij jullie vereniging of goede doel past. Met een goed opgesteld specificatiedocument zorg je voor een optimale voorbereiding van het project en vereenvoudig je tevens de implementatie van de oplossing.
Vraag 1 – Wie zijn jullie?
Presenteer jullie organisatie structuur op een manier waardoor de dienstverlener de context van de aanvraag volledig kan begrijpen. Onderwerpen zoals kerncijfers, de eigen sector, de activiteiten, de acties, de omvang en de (strategische) doelstellingen van de organisatie moeten allemaal worden toegelicht.
Vraag 2 – Wat zijn jullie doelstellingen?
Het document moet de aanbieder helpen gemakkelijk te begrijpen wat het doel van jullie CRM is en hoe jullie verwachten dat de processen van jullie vereniging of goede doel zullen verbeteren. Specificeer daarom meetbare en kwantificeerbare resultaten, zodat de situatie die jullie willen optimaliseren duidelijk wordt beschreven. Bepaal daarom ook duidelijke prestatie-indicatoren.
Vraag 3 – Wie zitten er allemaal in het projectteam?
Wij raden jullie als vereniging of goed doel aan een CRM-projectteam samen te stellen dat beschikt over de juiste kennis van de bedrijfs- en interne processen van jullie organisatie, maar ook technische kennis heeft. Zorg dat elke afdeling voldoende vertegenwoordigd is in het projectteam.
Vraag 4 – Wat zijn jullie huidige processen?
Zorg dat de aanbieders inzicht krijgen in hoe jullie nu werken, om hen in staat te stellen de juiste oplossingen voor te stellen. Een betrouwbare leverancier met ervaring zal vergelijkbare projecten hebben uitgevoerd en zal jullie goed kunnen begeleiden bij het kiezen van de beste oplossingen.
Vraag 5 – Hoe ziet jullie technische omgeving eruit?
Door de bestaande technische infrastructuur (hardware en software) van jullie vereniging of goede doel te beschrijven, kan de aanbieder bepalen hoe de nieuwe CRM-oplossing in jullie technische omgeving kan worden geïntegreerd. Sla niets over: servers, besturingssysteem, software, website, portals, browsers, hardware (PC / Mac, smartphones, tablets, enz.).
Vraag 6 – Hoe verloopt de migratie van jullie gegevens?
Gegevens zijn natuurlijk de kern van elk CRM-project. Datamigratie is dan ook een essentieel onderdeel van het project; de kwaliteit en kwantiteit van de gegevens zullen de complexiteit van de migratie bepalen. Maar ook de voorbereiding van de data migratie is belangrijk, in welk formaat verloopt dat, wat wordt handmatig verwerkt?
Vraag 7 – Welke functionaliteiten wilt jullie in het nieuwe CRM in ieder geval zien?
Beschrijf hier welke bedrijfsprocessen en database-elementen je wilt terugzien in de nieuwe CRM-software. Het kan helpen om jullie bedrijfsprocessen schematisch weer te geven. In dit gedeelte geef je ook een overzicht van de functionaliteiten die je nodig hebt om al jullie activiteiten te beheren: neem alle automatiseringen, mailingen, exports, rapporten, integraties en autorisaties hierin mee.
Vraag 8 – Welke informatie is belangrijk?
Dit gaat over de praktische aspecten van het project. Vermeld informatie zoals de startdatum van het project, de termijn waarbinnen de oplossing operationeel moet zijn, en de gewenste aanpak.
Vraag 9 – Wat zijn jullie toekomstige wensen en eisen?
Het succes van het CRM stopt niet na de livegang. In het laatste deel van het document vermeld je de toekomstige doelstellingen op middellange en lange termijn op gebied van het dagelijks beheer van jullie CRM-oplossing. Dit verplicht tot niets, maar stelt de mogelijke aanbieders in staat jullie te laten zien wat hun visie is op jullie toekomstige doelstellingen.
Het belang van CRM
Als CRM-software altijd verbonden is, werkt deze feilloos, zelfs tijdens een lockdown. Daarmee bedoelen we dat het als een SaaS (Software As A Service) oplossing is aangeboden en dus op een externe server staat, er staat geen software op jullie eigen servers. Een eenvoudige internetverbinding volstaat om in het CRM te kunnen werken.
Daardoor kun je altijd en overal bij jullie CRM. En daarmee heb je toegang tot alle contacten, alle communicatie, jullie dashboards met prestatie-indicatoren, enz. Je kunt veilig en efficiënt blijven werken dankzij de applicaties die in de Cloud beschikbaar zijn: verwerken van lidmaatschappen en toezeggingen, opvolgen van sponsorovereenkomsten, samenwerkingen, enz. Er verandert niets, op je werkomgeving na.
En het levert nog meer voordelen op. Wanneer het CRM via SaaS wordt gehost, is het onderhoud ook uitbesteed, worden de back ups en updates automatisch uitgevoerd. De flexibiliteit van een dergelijke tool kan tevens meegroeien met jullie activiteit. We zijn ons er allemaal van bewust dat we niet weten hoe de wereld er de komende maanden uit zal zien, maar deze lastige periode laat opnieuw zien dat de toegankelijkheid van onze applicaties en daarmee van onze gegevens, van wezenlijk belang is voor de continuïteit van onze activiteiten.
Wil je meer weten over CRM als SaaS-oplossing?
Eudonet Stb is de ontwikkelaar van haar eigen CRM oplossing, Eudonet Stb CRM. De Eudonet Stb CRM-software wordt als SaaS geleverd, is 100% veilig en biedt een oplossing speciaal voor beroepsverenigingen en goede doelen. Vul het contactformulier in voor meer informatie en een van onze CRM experts zal contact opnemen om te bespreken hoe Eudonet Stb CRM aan jullie behoeften kan voldoen.