IESEG : Le CRM au cœur d’une école de management internationale

Avec deux campus en France et plus de 280 établissements partenaires dans 69 pays à travers le monde, IESEG School of Management est une école de management internationale offrant à ses étudiants de grandes opportunités. En chiffres, c’est près de 5 500 étudiants, plus de 1 200 étudiants en séjour à l’étranger et 1 300 stages réalisés hors France métropolitaine.

Depuis 10 ans, IESEG fait confiance à Eudonet pour bâtir le CRM qui lui convient. Découvrez en vidéo l’histoire de cette collaboration !

L’IESEG poursuit ses ambitions internationales avec Eudonet CRM

C’est une longue histoire entre l’IESEG et Eudonet qui dure depuis plus de 10 ans. Dès le début, IESEG a pris conscience de l’importance d’être équipé d’un outil CRM centralisant l’ensemble de ses données : entreprises, établissements et autres entités partenaires, diplômés, étudiants, conventions et autres interactions mises en place… Philippe Bocquet, Directeur des opérations de l’IESEG, nous raconte cette belle aventure : « A l’époque, en pleine refonte de notre système d’informations, nous nous sommes vite rendus compte que l’école avait besoin d’un CRM pour gérer les relations entreprises et les relations internationales. Le choix s’est porté sur Eudonet.

L’IESEG connaît une croissance très forte en nombre d’étudiants (passés de 600 en 2000 à presque 6 000) mais aussi et surtout en termes de relations avec son environnement : les entreprises d’une part et d’autre part avec de très nombreuses institutions académiques dans le cadre de notre développement international. »

Progressivement, l’IESEG a intégré dans son logiciel Eudonet CRM de plus en plus de processus métiers, spécifiques aux établissement d’enseignement supérieur mais aussi propres à l’école et à son organisation : collecte de la taxe d’apprentissage, dématérialisation des conventions de stage, de leur workflow de validation et des évaluations, gestion des partenariats – en particulier ceux mis en place par le service des relations internationales – accompagnement et suivi des étudiants dans le cadre des projets de consulting…

Au fil des années, nous sommes allés plus loin en intégrant de nouvelles fonctionnalités, spécifiques à l’enseignement supérieur. Nous avons également demandé à Eudonet d’héberger nos environnements en mode SAAS et mis à jour la solution en E17, la toute dernière version, plus riche et beaucoup plus actuelle.

Philippe Bocquet
Directeur des opérations de l’IESEG

Eudonet CRM : un outil adapté à l’ensemble des services de l’IESEG

Face à ses enjeux, l’école a misé sur la solution Eudonet CRM dédiée à l’Enseignement Supérieur et à la Recherche lui permettant de gérer l’activité de ses différents pôles (prospection et communication, relations entreprises, recrutement et relations internationales) comme nous l’explique Fabrice Delannoy, chef de projet fonctionnel à l’IESEG :

« Les relations entreprises l’utilisent comme base de données des contacts entreprises et réalisent le suivi de la taxe d’apprentissage. L’outil d’emailing est utilisé, entre autres, pour réaliser des campagnes de communications, pour la taxe d’apprentissage par exemple. Le service stage gère le processus de validation des stages et le parcours stage des étudiants. Les relations internationales gèrent la liste des universités partenaires et des contacts universitaires dans Eudonet. Le département d’enseignement utilise Eudonet pour la gestion administrative du mémoire de fin d’étude. Un portail web, que l’on appelé MyThesis a été réalisé par les équipes d’Eudonet. »

MyThesis : un portail web personnalisé réalisé par Eudonet

De l’inscription à l’évaluation de la soutenance de mémoire, les utilisateurs sont accompagnés par ce portail web pour traiter et suivre les différentes étapes administratives du semestre de mémoire.

Les chargés de suivi du mémoire de fin d’étude utilisent Eudonet comme back-office et peuvent ainsi gérer la globalité du processus et répondre rapidement aux sollicitations des étudiants, des enseignants, mais aussi de la direction des programmes.

Pour les chargés administratifs, la mise en place de l’extranet MyThesis a joué un rôle important, en particulier celui d’absorber la croissance de l’école et de gagner en qualité de suivi des étudiants effectuant leur semestre de mémoire. Mythesis gère toutes les étapes du mémoire de la préparation, en passant par l’inscription, l’attribution d’un encadrant, le dépôt des travaux intermédiaires et du document final, l’organisation de la soutenance, l’évaluation finale et la gestion des retardataires.

Amandine Bied, coordinatrice des mémoires à IESEG, définit Mythesis sous 5 aspects :

« Intuitif : MyThesis a été créé sur un mode « step by step ». L’utilisateur, encadrant ou étudiant, en se connectant à la plateforme arrive directement à l’étape qui le concerne et la plateforme le guide intuitivement vers les actions qu’il a à mener à chaque étape du semestre de mémoire. Divers flux de passage entre les différentes pages extranet sont prévus fonction des différents scenarii que peuvent rencontrer les étudiants (non validation d’un document, re-soumissions d’un document…).

Outil de contrôle : Eudonet nous permet de paramétrer un calendrier et d’ouvrir ou fermer l’accès à certaines étapes du semestre de mémoire.

Transparence du suivi : notre rôle d’accompagnement de l’étudiant s’est accentué. Mythesis nous permet de mettre en place des relances automatiques ou d’effectuer des emailings, tout autant de process qui nous permettent de garder un contact rapproché avec nos étudiants et encadrants. À tout moment de l’année nous savons où en est l’étudiant dans son avancement, information utile à tout service administratif de l’école.

Outil de communication : parce que nous avons la main sur les textes des pages de la plateforme.

Outil statistique : le passage d’une gestion manuelle sous fichier MS Excel à une gestion via un système d’informations nous permet d’effectuer des statistiques variées pour mesurer certains aspects de l’activité du semestre de mémoire et de présenter cette activité lors nos audits tels que AACSB, EQUIS, AMBA. »

La qualité des données et le confort des utilisateurs : une priorité pour l’IESEG

La qualité des données est un réel défi et reste un enjeu majeur pour l’école comme le souligne Fabrice Delannoy :

« Aujourd’hui, avec l’augmentation très forte des volumes à traiter, notre priorité est la qualité de notre outil CRM et de ses données. Le CRM exige une rigueur d’utilisation qui passe par la définition de bonnes pratiques et de workflow bien définis.

Nous nous concentrons donc sur des fonctionnalités purement CRM et optimisons le confort des utilisateurs, avec des outils comme la synchronisation prochaine des agendas MS Office365. »