Fondation Bordeaux Université

Repartir de zéro pour améliorer notre activité de fundraising, la fidélisation de nos donateurs et la gestion des projets accompagnés soutenus par la Fondation Bordeaux Université

« Avec pour mission d’accompagner les projets des établissements du campus universitaire et hospitalier bordelais, la Fondation Bordeaux Université est en constante recherche d’entreprises susceptibles d’apporter leur soutien. Nous accompagnons ainsi les équipes qui portent les projets à plusieurs niveaux : gestion des dépenses, relation avec les mécènes, appui à la gouvernance et à la mise en œuvre des actions, communication etc.

Dès 2010, nous avions acquis une version d’Eudonet standard qui nous a permis de mieux structurer notre activité. Toutefois cette version n’était alors pas customisée comme aujourd’hui, elle ne répondait donc pas pleinement aux besoins réels des équipes. Pour pallier à cela, nous sommes repartis de zéro avec des ateliers de travail pour dessiner l’outil ultime. Nous avons ainsi établi un cahier des charges pour exprimer précisément nos besoins fonctionnels, en faisant abstraction de la version d’Eudonet dont nous disposions ainsi que des autres outils disponibles sur le marché.

Dans ce projet de nouveau CRM, les équipes d’Eudonet ont particulièrement bien analysé nos besoins fonctionnels exprimés, et leur produit CRM dédié aux Fondations y répondait fortement. »

Des fonctionnalités CRM indispensables aux fondations

« Dans notre mission de levée de fonds pour soutenir les projets, nous avions besoin d’une solution CRM capable de mieux qualifier et suivre nos contacts et de fonctionnalités pour suivre nos recettes et dépenses : workflow de validation des dépenses, système d’affectation des dons des donateurs et mécènes sur les projets, édition et suivi des conventions de mécénat, suivi budgétaire automatisé, etc.

Nous avons également développé une fonctionnalité pour valoriser les résultats de ces projets, centraliser et fiabiliser les données qui en sont issues : projets par type d’établissement, par type de thématique, série d’indicateurs associés à nos missions.

L’ensemble de ces données sont exploitées et illustrés dans un tableau de bord accessible à l’ensemble de l’équipe. Il permet de piloter au quotidien la performance collective de l’équipe.

Dans cet effort de création de données à forte valeur ajoutée, nous souhaitons prochainement capitaliser sur les fonctionnalités de marketing automation du CRM. Grâce aux liens de tracking dans nos campagnes emailing, nous comptons bien connaître qui réagit sur quel sujet, quelles campagnes sont les plus impactantes et auprès de quels segments de bénéficiaires.

D’ici là, nous continuons à fiabiliser et standardiser un certain nombre d’opérations, d’automatiser ou semi-automatiser certains processus afin d’être toujours plus efficaces dans nos reportings. Les API sur les contacts et les organismes pour la saisie prédictive des informations administratives sont des petits gains de temps qui, multipliés par cent ou mille, nous permettent d’être bien plus productifs. »

Développer la solution CRM pour être toujours au plus près des besoins

« Lors du lancement du projet sous la direction de Sébastien, nous avons capitalisé sur les ateliers de descriptions fonctionnelles et sur la reprise de nos données. Très impliquées, toutes les équipes (les pilotes du projet au sein de la Fondation comme les équipes d’Eudonet) ont créé la synergie nécessaire à la réussite du développement d’une solution répondant aux attentes.

Grâce à la disponibilité des équipes, la transition des outils et la conduite du changement s’est faite naturellement, sans mauvaise surprise et sans frustration. Le projet a pris du temps et de l’énergie car nos problématiques métiers nous ont amené à réorganiser et redessiner nos processus. Mais la conclusion du projet initial fut gratifiante. Si bien qu’après 6 mois d’utilisation nous en voulions encore plus ! Nous avons ainsi développé de nouvelles fonctionnalités pour répondre à de nouveaux services apportant une valeur ajoutée à notre cœur de métier. »

« Cette nouvelle version d’Eudonet est plus ergonomique, mieux structurée et bien plus en phase avec les technologies contemporaines. Elle nous permet même d’apporter en toute autonomie les ajustements nécessaires pour répondre toujours plus à nos usages actuels.

Avec l’intuitivité du module d’administration, on est totalement autonome. Si on est un tant soit peu curieux, on est capable de développer beaucoup de choses – même si nous n’avons pas de compétences informatiques. Eudonet CRM est une solution merveilleuse et j’invite volontiers les autres fondations à y passer. »