Que vous soyez une institution culturelle, une collectivité ou encore une entreprise privée, l’organisation d’événements est indispensable à votre rayonnement.
Conférences, expositions, vernissages, inaugurations, vœux : pour faire de chaque événement une réussite, vous devez traiter plusieurs tâches, qu’elles soient stratégiques ou opérationnelles :
- Coordonner les intervenants,
- Cibler vos invités,
- Lancer des campagnes multicanales,
- Suivre les inscriptions,
- Programmer les relances,
- Gérer les ressources matérielles et humaines,
- Mesurer la performance,
- Respecter vos délais et votre budget.
Dans cet article issu de notre webinar animé Jeudi 08 mars 2018, vous découvrirez comment orchestrer toutes ces tâches plus simplement et efficacement.
Une fois l’évènement créé, il sera nécessaire de construire votre campagne. Comment faire cela de manière fluide et intuitive, sur l’ensemble des canaux de communication, du publipostage aux réseaux sociaux en passant par le SMS tout en respectant vos objectifs initiaux ?
3 étapes sont essentielles : préparer, communiquer et suivre les retombées de votre campagne
Bien préparer votre évènement et en faire une promotion efficiente :
Pour cela, une base de données unifiée et maintenue à jour est un prérequis. Afin de cibler vos contacts (partenaires, mécènes, donateurs, VIP, porteurs de projet…) et organiser une démarche collaborative, il est essentiel d’utiliser un outil capable d’optimiser l’unicité et la dérivabilité de vos communications et adresser des messages personnalisés à chaque interlocuteur en activant le média le plus adapté.
Savoir gérer un évènement, c’est également savoir gérer l’urgence. C’est pourquoi, à partir d’une liste d’invités présents dans des fichiers externes, il est possible de l’importer dans votre base de données unifiée tout en devant gérer l’ensemble de la chaine logistique (matérielle et humaine).
Une fois cette étape passée, il faudra en mesurer l’impact (taux de d’ouverture, de clics, de désabonnement) ; ces indicateurs clés de performance sont aussi essentiels et doivent être suivis sur l’ensemble de la campagne. C’est cela qui va vous permettre d’optimiser vos actions (relances non-inscrits, participants,…)
Le jour de l’événement, c’est là où vous devez être encore plus vigilant. Pour mesurer l’engagement de votre campagne, il est nécessaire d’émarger vos invités réellement présents (flash QR code, saisie sur tablette ou Smartphones).
L’objectif est de pouvoir, post-événement, adresser un message personnalisé à ces invités pour les mettre en valeur, les remercier de leur participation et éventuellement transmettre une enquête de satisfaction afin de collecter les retours et récupérer des données qualifiées.
Le CRM vous met à disposition des indicateurs clés afin de mesurer l’impact de vos évènement et également solliciter vos contacts inscrits, présents et absents sur d’autres événements pour tendre vers une stratégie événementielle efficace.
Les avantages d’un CRM adapté à votre structure
Retrouvez un CRM unique, adapté à votre secteur et dont les fonctionnalités répondent de A à Z à l’organisation d’événements va vous permettre de vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée (contenu, qualité des interventions…).
La gestion d’un évènement passe par plusieurs étapes :
- La bonne préparation de votre campagne
- Une communication ciblée
- Un suivi et des indicateurs de qualité
En affinant cette qualification au fur et à mesure de vos actions événementielles vous gagnerez en performance, renforcerez votre image et aurez tous les moyens pour obtenir une vision à 360° de votre contact.