Fondation Art Explora

Un accompagnement pendant et après le déploiement de la solution

« Dès la création de la fondation, nous avons ressenti la nécessité d’acquérir un logiciel de CRM car nous nous sommes retrouvés très rapidement dans un contexte de communication de masse. Nous avions à prendre en charge un très gros volume de contacts apportés par le réseau de chacun de nos collaborateurs. À ce stade, nous étions confrontés à un double enjeu : qualifier la diversité des contacts et parvenir à communiquer avec eux de manière différenciée.

De plus, nous cherchions un outil pour piloter notre événement de lancement. Nous devions envoyer un grand nombre d’invitations, recueillir les réponses et caractériser les contacts institutionnels pour nos prochaines opérations (relance pour les prix par exemple). Nous avions, aussi, besoin d’un accompagnement au quotidien pour mettre en place le logiciel et le maintenir.
Nous avons choisi le CRM Eudonet, car plusieurs musées et associations culturelles nous l’ont recommandé. En outre, les fonctions Emailing, API et Export proposées dans la solution Eudonet correspondaient parfaitement à nos attentes.

Après une période de 3 mois, délai nécessaire pour obtenir une base active de contacts qualifiés et pour commencer à structurer nos données en amont, nous avons démarré notre projet. Celui-ci a duré 6 ou 7 mois avec une phase pour le déploiement de la solution et une autre pour la prise en main et une utilisation en toute indépendance. En parallèle, nous avons intégré une quantité importante de données externes dans le CRM grâce à la fonction API.

La formation dispensée par Eudonet nous a permis d’appréhender l’ensemble des fonctionnalités en corrélation avec nos contraintes. Maintenant, nous pouvons segmenter nos contacts, publier des emailings pertinents et programmer nos relances.

A l’heure actuelle, deux utilisateurs ont accès à la plateforme. Idéalement, nous souhaitons centraliser notre outil de gestion des emailings et le rendre disponible pour tous. Chacun pourra mettre à jour, de son côté, les informations sur les contacts, le suivi des échanges, etc. »

Un outil essentiel pour fédérer notre réseau d’adhérents

“L’équipe a très bien accueilli la solution CRM d’Eudonet, car chacun était convaincu de son utilité. Bien sûr, un temps d’adaptation et de prise en main du logiciel s’est révélé nécessaire. Nous avons pu compter sur le support d’Eudonet pour répondre à toutes nos questions lorsque nous avons commencé à l’exploiter.

Avec Eudonet, nous gérons notre communauté plus finement, en distinguant aisément un bénévole d’un simple abonné à la newsletter. De plus, la fonction API nous permet de mettre à jour rapidement les données des contacts en provenance de notre site web.

Concernant nos adhérents, nous accédons facilement à toutes les informations pertinentes les caractérisant (de type : sur quel projet souhaite-t-il travailler ?). Grâce à ces données, nous pouvons mieux qualifier chaque contact et mener à bien nos opérations auprès d’eux.

En parallèle, nous employons la fonction emailing pour fédérer nos bénévoles autour de programmes spécifiques. En cette période de Covid, nous organisons de nombreux webinaires et événements en ligne pour garder une relation proche avec chacun. Nous attendons aussi avec impatience la réouverture des musées pour les retrouver sur le terrain. Nous projetons entre autres des actions pour accompagner les jeunes vers les lieux culturels.

Globalement, le CRM Eudonet nous permet de suivre nos bénévoles sur des missions très spécifiques. Nous connaissons plus précisément leurs différents centres d’intérêt et nous pouvons les solliciter de manière très ciblée. D’autre part, nous allons aisément adapter nos messages : par exemple, nous nous adresserons, de manière différente, à nos bénévoles pour échanger sur leurs missions et aux institutions culturelles européennes pour évoquer les remises de prix.

Pour finir, Eudonet nous aide à centraliser toutes les informations que nous collectons de l’extérieur en historisant nos échanges avec nos différents partenaires.”

Une solution CRM adaptée à nos besoins de communication

« La centralisation des contacts au sein du CRM Eudonet nous a permis d’abandonner les fichiers Excel. Nous bénéficions à la place d’un suivi professionnel et sécurisé de nos données. Grâce à Eudonet, nous qualifions chaque contact selon sa nature, ses motivations et le type de message que nous souhaitons lui envoyer. Ces critères primordiaux déterminent notre ciblage et la segmentation de nos emailings.

Compte tenu des nombreuses communications que nous devons produire, l’outil de gestion des emailings nous procure un réel gain de temps. Il nous donne la capacité de nous adresser rapidement et facilement à tous nos contacts ou de les solliciter en particulier. Par exemple, notre newsletter nous permet de contacter l’ensemble de notre communauté. Mais, nous pouvons aussi échanger spécifiquement avec les institutions culturelles sur l’avancée des programmes artistiques ou sur les remises de prix.

Nous recevons de nombreuses données depuis notre site web que nous pouvons gérer avec Eudonet. La solution nous aide à traiter les informations concernant nos bénévoles, nos abonnés, nos visiteurs ou les institutions. Cela nous permet de les qualifier et les stocker en un seul et même endroit accessible de manière permanente.

À ce jour, nous avons encore de multiples fonctionnalités de la solution à explorer. Par contre, nous prévoyons de la faire évoluer pour nous soutenir dans la recherche de mécénat. En effet, le fundraising ou collecte de fonds s’avère un enjeu crucial pour nous dans un avenir proche. Nous serons obligés de distinguer les dons du grand public avec ceux des grands mécènes.

La cheffe de projet Eudonet nous a accompagnés du début à la fin du projet avec une excellente connaissance du produit et du secteur de l’art. Elle nous a soutenus dans le déploiement, la structuration de la base de données et dans l’apprentissage de son utilisation. Durant la formation, nous avons pu tester de nombreuses situations réelles pour mieux assimiler les connaissances. Cela a favorisé l’appropriation de l’outil et de son fonctionnement par notre équipe. »

Nous adressons nos chaleureux remerciements à Laure de Moussac, Responsable du Réseau de bénévoles au sein d’Art Explora pour son témoignage. Laure s’engage au quotidien pour faciliter l’accès à l’art de nouveaux publics en développant et animant un réseau de bénévoles passionnés.