INSAVALOR : la gestion optimisée de plus de 1000 contrats de recherche par an grâce à Eudonet
Conduite du changement - Data - Digital / Numérique - Gestion de la Relation de Contacts - Marketing & Communication
INSAVALOR a adopté la solution Eudonet pour améliorer la gestion de ses contrats de recherche.
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1. A propos d’INSAVALOR
INSAVALOR est la filiale de Recherche & Développement, Valorisation et Formation Continue de l’INSA Lyon et de l’INSA Toulouse, et joue un rôle clé en tant que pont entre la recherche académique et l’industrie.
Créée en 1988, INSAVALOR facilite l’accès des entreprises aux expertises des laboratoires de recherche en proposant une gamme de services tels que :
- La recherche et Développement (R&D) : négociation de contrats de recherche entre les partenaires industriels et les laboratoires de l’INSA Lyon et de l’INSA Toulouse.
- La formation continue : offres de formations dans tous les domaines des sciences de l’ingénieur.
- L’hébergement d’entreprises : gestion de plus de 10 000 m² de bureaux, accueillant une cinquantaine d’entreprises innovantes et à haut potentiel technologique.
Aujourd’hui, INSAVALOR emploie plus de 150 collaborateurs, répartis entre le siège et les laboratoires, et se positionne comme un acteur incontournable pour les entreprises en quête de solutions technologiques.
2. Comment INSAVALOR développe et gère ses contrats de recherche ?
Elodie Dos Santos, Responsable du Pôle Juridique d’INSAVALOR, détaille les enjeux quotidiens et les processus mis en place pour le développement et la gestion des contrats de recherche :
« Notre mission est de négocier les contrats de recherche en veillant à protéger les intérêts des deux parties et à garantir la satisfaction de nos partenaires. Cela inclut la gestion des clauses de propriété intellectuelle, d’exploitation, de confidentialité, ou encore de publication. »
Avec une équipe juridique de quatre personnes, INSAVALOR développe des partenariats avec des entreprises de secteurs variés, tels que l’énergie, les transports, l’environnement, le numérique, etc. Reconnue pour sa réactivité et la qualité de sa gestion, INSAVALOR partage et développe de nouvelles pratiques au sein du réseau RENAFI (réseau national des filiales de valorisation de la recherche) et du réseau C.U.R.I.E., où elle anime régulièrement des ateliers.
« Nous travaillons également en étroite collaboration avec l’INSA, notamment avec la Direction des Relations Entreprises et celle de la Recherche et de la Valorisation, pour proposer des partenariats globaux aux entreprises. De plus, nous entretenons un lien vertueux entre la Recherche et la Formation continue, chacune de ces activités venant enrichir l’autre. Il permet de proposer, par exemple, de nouvelles offres de formation continue au plus près des évolutions de demain. »
Cette approche permet à INSAVALOR de renforcer la relation avec ses partenaires, en offrant des services variés et complémentaires qui les fidélisent sur le long terme.
3. Une gestion centralisée et optimisée des contrats de recherche grâce à Eudonet
INSAVALOR a adopté la solution Eudonet en 2015 pour améliorer la gestion de ses contrats de recherche.
« Avant Eudonet, nous travaillions avec des fichiers Excel, ce qui nous limitait dans la gestion contractuelle au quotidien. Aujourd’hui, nous sommes 11 collaborateurs à utiliser la solution, que ce soit dans les équipes juridique, comptabilité ou direction. Eudonet est devenu un outil indispensable à notre travail au quotidien. »
De nouveaux processus de gestion et de suivi :
Au sein de l’équipe juridique en particulier, Eudonet permet le suivi complet des contrats, à chaque étape, depuis la création de l’affaire jusqu’à la signature, et même au-delà. Chaque action est enregistrée et l’équipe a défini des processus à suivre, garantissant une traçabilité totale.
« Si l’un des membres de l’équipe s’absente, son homologue retrouve facilement toutes les informations nécessaires pour poursuivre la négociation du contrat, grâce à l’historique complet accessible dans Eudonet. »
Une solution qui évolue au gré des besoins des clients
Depuis 2015, Eudonet a progressivement enrichi la solution d’INSAVALOR avec de nouvelles fonctionnalités adaptées à ses besoins. Par exemple en intégrant la gestion de la propriété intellectuelle, incluant plus de 200 familles de brevets, ou encore en ajoutant un connecteur avec un outil interne de gestion financière.
L’équipe utilise aussi le module de marketing automation d’Eudonet pour automatiser certaines tâches, comme les relances automatiques de partenaires sur les affaires en cours. Les fonctionnalités d’emailing permettent également de tracer chaque communication, garantissant ainsi un suivi rigoureux des interactions.
« Nous avons vraiment pu adapter notre plateforme Eudonet à nos besoins spécifiques, et cela nous permet d’en exploiter le plein potentiel. »
4. Résultats : une efficacité accrue et un gain de temps considérable
Depuis l’implémentation d’Eudonet, INSAVALOR a pu rationaliser ses processus et gagner un temps considérable grâce à la centralisation des informations, à la traçabilité des actions, et à la modularité de la solution.
« A quatre personnes, nous gérons chaque année la signature de plus de 1000 contrats, 200 familles de brevets, une soixantaine de marques et une trentaine de logiciels. Une efficacité que nous n’aurions pas pu atteindre sans Eudonet. »
« Aussi, nous avons toujours bénéficié d’un excellent support de la part de notre interlocuteur principal chez Eudonet, dont la réactivité et la capacité à comprendre nos besoins ont été déterminantes pour l’évolution de notre plateforme.
J’ai déjà recommandé Eudonet à mes pairs à plusieurs reprises et continue à le faire. »
Nous remercions chaleureusement Elodie Dos Santos, Responsable du Pôle Juridique d’INSAVALOR,
pour son témoignage.