VEGEPOLYS VALLEY

VEGEPOLYS VALLEY en chiffres :

• 750 projets labellisés
• 2,2 milliards d’euros de montants de projets
• 500 adhérents

• Créée le 27 juin 2019
• Présent sur 4 régions : Pays de la Loire, Bretagne, Centre-Val de Loire, Auvergne-Rhône-Alpes

CRM Eudonet, une longue histoire qui démarre avec Céréales Vallée

Tout a commencé en 2010 lorsque la hausse de l’activité du pôle Céréales Vallée a entrainé, au fil du temps, la nécessité d’industrialiser les processus et le suivi des projets des adhérents. Pour cette raison, l’équipe s’est mise à la recherche d’une solution à la fois souple et adaptable, capable de gérer l’ensemble des besoins. Le choix s’est finalement porté sur la solution Eudonet CRM.

À cette époque, le pôle Céréales Vallée comptait 80 adhérents et regroupait des acteurs publics ou privés dans la recherche, l’industrie et la formation du domaine agricole. Le pôle a ainsi, accompagné plus de 200 projets, dont beaucoup dans la recherche et le développement. Il était important de pouvoir gérer les projets eux-mêmes, mais aussi les contacts, subventions et financements qui y étaient associés. La solution Eudonet a répondu à cette demande grâce à son offre structurée et personnalisable.

Au cours du projet, les équipes Eudonet ont su appréhender le métier de Céréales Vallée pour adapter l’outil à leurs besoins spécifiques. « Intuitif et ergonomique, Eudonet CRM nous a permis de gagner en efficacité et est devenu notre outil de travail quotidien. » citait Delphine Denoizé, animatrice projet CRM de Pôle Céréales Vallée.

Un rapprochement efficace de nos deux bases de données

Au moment de la fusion entre les deux pôles, après avoir comparé les deux solutions, le constat était clair : la solution CRM de VEGEPOLYS ne répondait pas, dans l’ensemble, à nos attentes. A contrario, Eudonet les remplissait presque toutes. Nous avons entrepris de convaincre les utilisateurs de VEGEPOLYS de l’intérêt d’adopter l’outil CRM Eudonet. Même si celui-ci était le moins utilisé à l’époque, il se révélait cependant le plus flexible et le mieux adapté pour le futur. Pour les faire adhérer au changement, nous avons effectué des démonstrations du produit en mettant en avant l’aspect évolutif de la solution Eudonet.

Ensuite, nous devions homogénéiser les méthodes et les critères de qualification utilisés par les deux pôles. Chacun avait sa manière d’identifier et catégoriser leurs organismes adhérents et leurs projets de recherche. Nous avons, parfois, rencontré des difficultés pour faire correspondre les valeurs de Céréales Vallée et VEGEPOLYS entre elles. Il nous a presque fallu créer une troisième base pour déterminer les critères et les processus les mieux appropriés pour la nouvelle entité, VEGEPOLYS VALLEY.

Nous avons confié cet important travail de coordination à un binôme constitué d’un membre VEGEPOLYS et Céréales Vallée. Ils ont chacun revu chaque onglet et chaque rubrique des deux solutions pour déterminer un projet de qualification des critères, le plus pertinent possible pour VEGEPOLYS VALLEY. Une fois cette étape établie, ils se sont rapprochés des équipes Eudonet afin de déterminer avec elles comment mettre en place cette nouvelle orientation.

Un accompagnement des utilisateurs dans la durée

La rapidité de prise en main de l’outil a varié selon le niveau d’appétence des membres vis-à-vis des logiciels comme le CRM. En effet, certains présentent de réelles facilités dans l’utilisation de ce type d’outil. Ils ont pu très vite expérimenter les fonctionnalités de la solution, après une formation en interne. À l’heure actuelle, comme la solution est très intuitive, chacun l’utilise selon la méthode à sa convenance. À ce propos, je rappelle souvent « qu’il existe plusieurs façons de faire la même chose » dans l’outil.

D’autres membres, moins à l’aise avec l’outil informatique et le CRM en particulier ont mis un peu plus de temps à s’acclimater à Eudonet. Ils ressentaient une certaine appréhension devant la nécessité de s’habituer à un nouveau logiciel. Pour les aider, nous avons mis en place des créneaux horaires dévolus aux utilisateurs VEGEPOLYS VALLEY . Aujourd’hui, nous accompagnons l’ensemble des utilisateurs dans la prise en main de la solution et répondons, au fil de l’eau, à leurs questions sur les nouvelles fonctionnalités. En effet, la base VEGEPOLYS VALLEY ne cesse d’évoluer pour répondre aux besoins des utilisateurs, différents selon les services et les évolutions politiques.

Une meilleure connaissance de nos adhérents pour une communication améliorée

La fonction de reporting, avec ses tableaux de bord, reste particulièrement appréciable. Cela nécessite de veiller à la qualité des informations mises à jour dans la base Eudonet. Il est, en effet, important de bien qualifier qui fait quoi, avec qui, quand et où. Plus notre base est « propre », plus notre reporting nous apporte des informations fiables sur les activités en cours, les régions dans lesquelles elles se déroulent et à quelle période. Ce sont, pour nous, des indicateurs très facilement interprétables et qui nous font gagner beaucoup de temps.

Nous apprécions, également, la possibilité de suivre nos adhérents en visualisant nos portefeuilles de contacts sous forme de liste et en consultant, pour chacun, l’historique des derniers échanges. Nous pouvons ainsi les prioriser de manière chronologique et maintenir un contact régulier avec nos adhérents. De plus, la grille de cotisations, le suivi des paiements et la remontée d’indicateurs clés nous apportent des informations majeures sur notre activité.

D’autres fonctionnalités comme l’automatisation et la programmation des emailings nous permettent de gérer beaucoup plus rapidement des tâches très chronophages ou de communiquer de manière beaucoup plus ciblée. Par exemple, grâce au traitement en masse des données par le CRM, nous effectuons le renouvellement des cotisations en 20 minutes alors qu’un traitement manuel nous prendrait la journée. En outre, en effectuant une qualification et une mise à jour permanente de notre base, nous nous assurons une communication toujours pertinente, au bon endroit et pour la bonne personne. Et cela, même lorsque nous nous absentons puisque nous planifions nos newsletters dans l’outil.

Avec le CRM Eudonet, l’équipe opérationnelle de VEGEPOLYS VALLEY connaît bien ses adhérents, les projets et les événements auxquels ils ont participé et leurs compétences mais aussi les secteurs sur lesquels ils sont actifs. Avec ce niveau d’information, elle peut facilement déterminer sur quel sujet et dans quel domaine les solliciter.