Comment booster vos recrutements étudiants en enseignement supérieur pour la rentrée ?

Digital / Numérique - Gestion de la Relation de Contacts - Marketing & Communication - Performance - Stratégie

Séverine Vidal Par Séverine Vidal

Séverine vous invite à découvrir le Guide de Poche du Responsable de la Collecte de la Taxe d’Apprentissage

Téléchargez le Guide
Recrutement étudiant

A chaque nouvelle année scolaire revient le même challenge pour les établissements d’enseignement supérieur : remplir leur promotion avec des étudiants qualifiés ! En tant que responsable du recrutement ou de la communication, c’est à vous que revient la tâche prioritaire de prospecter, sélectionner et intégrer ces nouveaux candidats. Et surtout, pour réussir votre mission, vous devez entretenir avec eux un échange personnalisé et qualitatif depuis le début de leur recherche d’informations jusqu’à leur inscription définitive.

Les réseaux sociaux, les emailings ou les blogs sont autant de canaux digitaux aux résultats déjà éprouvés pour votre marketing de recrutement. Mais vous ne pouvez pas, pour autant, négliger les méthodes traditionnelles comme les Journées Portes Ouvertes. Voici quelques pistes pour vous aider à élaborer une stratégie de recrutement omnicanale la plus efficace possible.

Définissez vos cibles stratégiques ou persona et leurs besoins.

En effet, cette étape est primordiale pour cibler au mieux vos messages, communiquer auprès de vos prospects de la manière la plus pertinente et créer des contenus adaptés pour chacune des phases de votre parcours candidat.

Qu’est-ce qu’une persona ? Il se décrit comme une représentation théorique de votre ou vos profils types. Il désigne un groupe homogène d’individus caractérisé par des critères démographiques (âge, sexe, etc.) et psychologiques (attentes et motivations).

Vous pouvez par exemple créer un persona-étudiant différent pour chacune de vos filières de formation (finance, gestion, marketing par exemple). Ou vous avez aussi la possibilité de déterminer votre persona en fonction de son rôle dans votre écosystème (un persona-étudiant, un persona- parent, un persona-professeur, un persona-partenaire et d’autres).

Une fois vos persona clairement identifiées, vous pouvez mettre en place votre stratégie de marketing de contenu. Celle-ci représente la feuille de route de votre communication qui va organiser la production et la publication de vos différents textes et visuels. Plus précisément, vous allez créer des types de contenus variés qui répondent aux problématiques et aux attentes de votre persona à chacune des 4 grandes phases du parcours candidat (Recherche / Réflexion / Conversion / Inscription).

Attirez les internautes vers votre école ou votre université

C’est le moment où l’élève prend conscience de sa problématique. Il va commencer à effectuer des recherches pour trouver la formation en enseignement supérieur et surtout l’établissement qui lui convient. Votre action, de votre côté, est de vous rendre visible sur les canaux habituellement consultés par lui. Plusieurs leviers marketing sont à privilégier pour vous aider à attirer l’audience dont vous avez besoin pour commencer la relation avec vos futurs candidats.

Le SEO (référencement naturel)

Vous définissez, au préalable, vos mots-clés stratégiques et vos cocons sémantiques. Vous produisez, ensuite, vos pages web présentant votre école ou université, la formation, les professeurs, etc. (que vous optimisez pour le SEO). De la même façon, vous allez rédiger des articles de blog argumentés sur des sujets d’expertise. Renseignez-vous sur les thèmes d’actualité du moment en consultant des outils comme Google Trends. Prévoyez aussi des formats vidéo comme des visites virtuelles du campus de votre université ou de votre école. Vous augmenterez par là même vos chances d’apparaitre en première page de votre moteur de recherche et, par conséquent, d’améliorer le trafic de votre site web.

Le SEA (référencement payant) et le retargeting publicitaire

Pour booster rapidement la visibilité de votre site web, il est intéressant de lancer une campagne payante en SEA durant une période déterminée ou illimitée. Cette action marketing consiste à créer plusieurs groupes d’annonces ciblées sur vos mots-clés à fort potentiel. Vous avez aussi la possibilité de réaliser du retargeting payant en re-proposant des annonces publicitaires aux internautes qui ont quitté votre site web sans laisser leurs coordonnées.

Les réseaux sociaux

C’est incontournable ! Vos persona sont présentes sur les réseaux sociaux. Il vous reste à définir lesquels. Par exemple, les 16-25 ans privilégient TikTok, Snapchat ou Instagram, beaucoup moins Facebook (plutôt à privilégier pour vos persona-parent par exemple). Par contre, LinkedIn sera un bon moyen pour vous de toucher les entreprises dans le cadre de nouveaux partenariats. À vous de choisir votre ou vos réseaux sociaux de prédilection. Quel que soit votre choix, vous devrez concevoir une stratégie de social média. L’enjeu pour vous est de créer une communauté engagée et de partager régulièrement des contenus attractifs (vidéos, quizz, sondages, visuels attrayants, etc.).

La réputation

Aujourd’hui, les internautes accordent une grande importance aux avis en ligne de leurs pairs. Ils s’avèrent déterminants dans leur choix, quel qu’en soit le motif. Sollicitez vos Alumni et étudiants « Ambassadeurs » actuels pour collecter des avis positifs que vous partagerez sur votre site web et dans les réseaux sociaux. Veillez à communiquer en toute transparence sur vos thèmes d’expertise et gardez un œil sur ce qui se dit à votre sujet. Mettez en place des alertes sur votre nom et vos mots-clés et ne laissez pas un commentaire sans réponse. Dans la vraie vie, organisez ou participez à des événements qui vous permettent de tisser des liens de proximité avec les acteurs de votre écosystème local.

Le salon étudiant

Les techniques en face à face, telles que les salons restent des méthodes efficaces pour attirer des futurs étudiants vers vous. Profitez de cet événement pour distribuer des flyers engageants et attrayants présentant l’école et ses filières. Demandez à vos visiteurs de remplir des fiches prospects avec les informations les plus complètes et des notes. Ces nouvelles données pourront être traitées dans votre CRM dès votre retour, voire en mode hors-ligne comme le permet le CRM d’Eudonet.

Toutes ces actions marketing visent à significativement augmenter votre visibilité auprès de vos persona. Une fois cette démarche menée à bien, votre nouvel objectif consiste à donner envie à votre visiteur d’avancer un peu plus dans sa relation avec vous.

Incitez vos persona à entrer en contact avec votre école ou université

Après avoir consulté Internet ou participé à des évènements, votre potentiel futur étudiant a établi une liste des écoles ou universités qu’il a choisies et commence à se renseigner sur chacune d’elles. Bonne nouvelle, vous en faites partie ! Pour vous, c’est le moment où vous voulez transformer votre visiteur en candidat. Pour cela, votre tâche est de récupérer des informations qualifiées sur lui (nom, prénom, email, etc.). L’ensemble de ces données vont enrichir votre base de contacts au sein de votre CRM.

Le site web

Il est nécessaire, en parallèle, de produire des contenus premium contenant des données chiffrées et apportant des réponses concrètes à leurs problématiques. Ne vous contentez pas de la simple plaquette de présentation de l’école ou université. Ce ne sera pas suffisant pour le convertir en futur étudiant. Il doit trouver des contenus personnalisés à chaque étape de son parcours candidat (témoignages des Alumni, étudiants et professeurs, articles de blog, vidéos, guides à télécharger, etc.) C’est à cette condition que votre persona sera prête à laisser ses coordonnées et, à terme, candidater auprès de votre école ou université.

Le marketing automation

Capitalisez sur votre CRM pour éditer des formulaires que vous publierez sur vos pages web (site ou landing page) ou sur les réseaux sociaux. Intégrez de la même façon des CTA (Call to action) judicieux et pertinents pour pousser vos visiteurs à l’action. Vous recueillerez ainsi des informations qui seront automatiquement traitées dans votre CRM. En parallèle, vous pouvez demander à recevoir une notification en temps réel vous informant de chaque nouvelle demande entrante dans votre base.

Le webinaire

Donnez la possibilité à vos éventuels futurs étudiants de s’inscrire à un webinaire sur votre site web. Ou vous pouvez mettre à disposition le visionnage de vos anciens webinaires en replay (échanges avec des Alumni autour de leur expérience, intervention d’un professeur reconnu de votre école, etc.). C’est un très bon moyen de susciter leur intérêt et les faire s’inscrire en remplissant un questionnaire dont vous aurez soigneusement déterminé les champs dans votre CRM. Vous pouvez aussi automatiser un email de confirmation d’inscription et un rappel à J-1 avec le lien de connexion. Relayez l’information dans vos réseaux sociaux.

Le chatbot

Il assiste les internautes dans leur navigation, répond en direct à leurs questions et augmente la durée de leur visite sur vos pages web. Il est très apprécié par vos futurs étudiants en général. Comme il est directement lié au CRM Eudonet, il devient un excellent moyen pour vous d’obtenir les informations de contacts laissées volontairement par vos visiteurs.

Les journées portes ouvertes

Evénement phare dans les écoles supérieures ou les universités, il est crucial pour vous de faire de cette journée une réussite. Publiez l’agenda sur votre site web avec des CTA et des formulaires intégrés depuis votre CRM. Vous pouvez aussi préparer des workflows automatisés avec l’envoi programmé d’emailings transactionnels (confirmation d’inscription, informations pratiques, rappels J-8, J-4 et J-1, remerciement après l’évènement). Programmez votre campagne de communication via les réseaux sociaux en veillant à inclure un CTA dans vos posts.

Grâce à l’ensemble de ces actions marketing menées tambour battant sur vos différents canaux, vous commencez à récolter les fruits de vos efforts. Vous pouvez être satisfait, car vous avez engrangé un nombre certain de candidatures pour votre école ou université.

Concrétisez la candidature de vos futurs étudiants

En effet, même si vous avez collecté des dossiers de candidatures, rien n’est encore joué. Un long moment peut s’écouler entre la soumission de la candidature par le futur étudiant et le début de la procédure d’admission. Pour garder le contact, vous pouvez continuer à vous appuyer sur votre CRM et ses fonctionnalités.

Le marketing automation

Vous pouvez créer des workflows automatisés pour accompagner vos candidats jusqu’à l’admission sans en perdre en route. Imaginez un scénario dans lequel vous adressez à J+X une présentation des étapes d’admission suivie à J+Y d’une série de trois emails espacés d’une semaine. Ils peuvent proposer, par exemple, des astuces pour se préparer à l’admission ou des replays d’événements de l’école. Une fois le paramétrage effectué, vous n’avez plus qu’à en effectuer le suivi et apporter des améliorations si nécessaire.

Le CRM

Il vous permet de centraliser l’ensemble des dossiers de candidature. Vous pouvez par exemple, prévoir un premier email de confirmation de réception dès la validation en ligne de la candidature par le futur étudiant. Vous pouvez ensuite programmer, dans un workflow automatisé, des emails de relance en fonction des étapes définies dans votre processus. Il est aussi possible d’automatiser des rappels quelques jours avant le début de l’examen d’admission. Une fois paramétrés, ces scénarios automatisés constituent un énorme gain de temps pour vous tout en permettant un suivi fiable des actions.

L’Extranet

Il donne accès à une page web sécurisée sur laquelle vos candidats se connectent avec un identifiant et un mot de passe. Vous avez de votre côté veillé à leur fournir l’accès uniquement aux informations qui leur sont destinées. Vous pourrez leur mettre à disposition des contenus concernant l’admission qu’ils pourront télécharger. Les candidats pourront eux aussi déposer des documents directement dans la plateforme. Vous créez ainsi une relation de proximité avec vos étudiants qui va les séduire.

Vous avez réussi à mener vos candidats jusqu’à l’admission et ils ont réussi leur examen. Bravo ! Et pourtant, votre mission n’est pas encore terminée. Vous devez maintenant les accompagner jusqu’à leur intégration au sein de votre établissement.

Pérennisez la relation candidat jusqu’à l’intégration dans votre école ou université

En effet, un candidat qui s’inscrit quelques mois avant la rentrée scolaire peut encore changer d’avis à tout moment. Il reste habituel pour les écoles de ne pas avoir la totalité des inscrits présents à la rentrée. Il s’agit là encore de préserver un relationnel de proximité entre vous et le futur étudiant.

Le marketing automation

Pour cela, les contenus et les emailings automatisés vont jouer le rôle de lien entre vous. Vous pouvez élaborer un workflow pour gérer automatiquement l’envoi d’un email personnalisé de félicitations pour tout inscrit dont le statut CRM change en admis. Vous pouvez aussi l’informer clairement sur les prochaines étapes de son parcours et l’instruire sur les réponses aux questions les plus fréquentes (FAQ).

Le CRM et l’Extranet

Vous pouvez là aussi automatiser des rappels et des notifications à l’intention de vos étudiants pour effectuer leur suivi post-admission. Vous pouvez de même proposer l’inscription à un programme spécial prérentrée accessible directement sur votre Extranet.

Les campagnes SMS

À partir du moment où vous avez collecté, avec leur consentement, le numéro de téléphone portable de vos étudiants et pourquoi pas de leurs parents, vous allez transmettre des informations de manière rapide et directe. Ainsi, vous pourrez signifier la réussite à un examen ou une confirmation d’admission. Vous pourrez aussi envoyer une notification à la suite d’un retard ou un rappel pour ne pas oublier la date de la rentrée.

Cette fois-ci, vous avez terminé avec succès votre mission « Rentrée ». Vous avez recruté les bons profils d’étudiants pour votre école et vous avez contribué au développement de la visibilité de votre établissement. N’oubliez pas de garder le lien avec vos étudiants, également pendant leurs études.
Vous êtes convaincu par l’intérêt d’un CRM, dédié aux établissements de l’enseignement supérieur, pour optimiser vos campagnes marketing de recrutement ? Nos experts sont à votre disposition pour vous accompagner. Contactez-les pour une démo !

Astuce Eudo
Pour compléter votre lecture, consultez le tuto Eudonet CRM « Grandes écoles et universités : comment intégrer votre CRM dans votre système d’informations »

Vous êtes convaincu par l’intérêt d’un CRM dédié aux établissements de l’Enseignement Supérieur pour optimiser vos campagnes marketing de recrutement ? Nos experts sont à votre disposition pour vous accompagner. Contactez-les pour une démo !