Comment le CRM aide les établissements d’Enseignement Supérieur dans le recrutement de leurs candidats ?

Agilité - Data - Gestion de la Relation de Contacts - Marketing & Communication - Performance

Emeric Donche Par Emeric Donche

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Les restrictions sanitaires mises en place depuis l’année dernière ont fondamentalement bouleversé les habitudes de recrutement des étudiants. Les salons et rencontres physiques ont laissé place à des événements virtuels qui n’attirent qu’un tiers des publics habituels. Cette baisse de fréquentation, liée aussi à l’éloignement physique, impose aux établissements d’accélérer les évolutions dans leurs processus et leur transformation numérique. Avec un CRM, les établissements se donnent ainsi les moyens de maximiser la conversion des prospects en candidats, que ce soit de façon numérique ou non.

Maitriser le parcours du candidat

A l’image des entreprises privées, les établissements d’enseignement supérieur doivent s’adresser à leurs candidats comme à des clients. Les établissements proposent une offre de formations qu’ils doivent promouvoir afin de susciter l’intérêt des étudiants potentiels. Autrement dit, ils doivent marketer un produit auprès d’une cible.
Ce parcours en 4 étapes est souvent représenté sous forme d’entonnoir, ce que l’on appelle le funnel (ou tunnel) :

Funnel de conversion

Phase 1 – Sensibilisation

Cette première phase consiste à optimiser la visibilité de l’établissement sur les supports les plus adaptés afin de créer un intérêt auprès des cibles. Cette étape ne va pas nécessairement générer énormément d’opportunités commerciales mais elle est essentielle pour la génération de leads qualifiés par la suite. Concrètement, il s’agit notamment de favoriser le référencement de votre établissement dans les moteurs de recherche au travers d’une stratégie de contenu et de valoriser votre réputation (labels, accréditations) pour maximiser le nombre de visites sur vos différentes plateformes.

Phase 2 – Réflexion

Pendant cette phase, le futur étudiant se renseigne sur votre établissement. Votre offre de formation est-elle en adéquation avec ses aspirations ? Les entreprises partenaires sont-elles réputées ? Quel est le taux d’embauche à l’issue de la formation ? C’est à cette étape que le prospect montre son intérêt pour votre établissement et devient un lead qualifié.

Phase 3 – Conversion

Une fois qualifié, le lead doit encore être converti en candidat. Cette phase est donc cruciale. Le service de recrutement de votre établissement devra faire appel à toute la force de persuasion dont elle est capable afin d’assurer l’inscription à votre concours d’entrée ou au dépôt de dossier.

Phase 4 – Inscription

Telle est la finalité de toute votre campagne de recrutement. Cette phase ne contient que les contacts étant allés au bout de ce parcours. En nombre bien plus réduit qu’à la phase de Sensibilisation, elle s’illustre parfaitement par la pointe de l’entonnoir.

Maitriser les leviers d’acquisition

A chaque phase du funnel peuvent être associées des actions marketing dédiées. Ces leviers d’acquisition et les différents supports à disposition de votre établissement doivent pouvoir inciter les prospects à avancer dans le parcours candidat.

Support #1 : Site Web (et Blog)

Au cœur de votre stratégie de référencement, votre site web de présentation et votre blog sont les deux vecteurs centraux de votre visibilité. Si le blog va principalement vous permettre de partager l’actualité de votre établissement et capter l’intérêt de potentiels candidats par l’énergie qui émane de vos écrits et vidéos, c’est surtout votre site principal qui va vous servir d’outil de génération de leads.

Comme vos confrères, vous proposez de la documentation téléchargeable pour récolter les données primaires de chaque contact (programme de formation, plaquette tarifaire, etc.). Mais vous souhaitez aller encore plus loin et proposer une expérience interactive à l’internaute qui visite votre site. Aussi, vous mettez en place un ChatBot, une intelligence artificielle qui s’appuie sur une base de connaissances pour donner les réponses appropriées à ses interlocuteurs. Le ChatBot peut se programmer pour suivre différents scénarios et parvenir à récolter les données personnelles du prospect : nom, prénom, numéro de téléphone et email. Un très bon début pour générer une opportunité de candidature.

Support #2 : Réseaux Sociaux

Outils dédiés à la création et l’animation de communautés d’intérêt, les réseaux sociaux des établissements d’enseignement supérieur, de recherche et d’innovation offrent une myriade d’opportunités. Dans le développement de votre visibilité et de votre réputation, vous pouvez par exemple relayer les actualités que vous publiez sur votre blog, ou tout autre contenu issu de votre stratégie de Content Marketing.

Pour générer des leads, vous pouvez concevoir depuis Eudonet CRM ESRI des formulaires et enquêtes, et les partager sur vos réseaux sociaux. En remplissant ces supports interactifs, vos candidats laissent leurs coordonnées ainsi que des informations complémentaires pouvant alimenter automatiquement leur profil.

Support #3 : Webinaires

Avec l’impossibilité actuelle d’organiser des Journées Portes Ouvertes, l’expérience estudiantine s’en voit amoindrie. Pour offrir tout de même l’expérience de cette longue tradition essentielle au recrutement de vos candidats, vous pouvez dématérialiser ces événements en organisant des webinaires afin de présenter votre établissement à vos futurs apprenants.

Au sein du CRM, vous pouvez importer les informations des inscrits à partir des fichiers (Word ou Excel par exemple) fournis par la plateforme de diffusion que vous aurez sélectionnée. Dans le cas d’un formulaire rempli sur les réseaux sociaux, sur votre site, via le chatbot ou par un email, les demandes entrantes seront alors automatiquement créées dans Eudonet.

Support #4 : Emailings et newsletters

Vos futurs candidats sont en phase de réflexion. Ainsi, l’emailing, le publipostage et la newsletter sont d’excellents leviers marketing dans votre stratégie de conversion – ce que l’on appelle communément le lead nurturing. A l’aide de ces leviers, vous procurez à vos futurs candidats davantage d’informations dans le but de les convaincre de franchir le pas.

Cette phase pouvant prendre du temps, il est judicieux d’intégrer à vos communications des liens de tracking pour aller au-delà du simple indicateur du taux d’ouverture. Ces derniers vous permettront de connaître les boutons d’appel à l’action sur lesquels ils ont cliqué et de mesurer ainsi les performances de chaque contenu partagé. A terme, vous améliorez votre connaissance des futurs candidats et pourrez effectuer de meilleurs ciblages par la suite.

Astuce Eudo
Découvrez par exemple comment H3 Campus optimise ses campagnes de communication grâce à la solution Eudonet CRM ESRI. Vous pouvez découvrir leur retour d’expérience dans cet article.

Support #5 : Extranet

Maintenant que vos prospects sont convaincus que votre établissement est celui qu’il leur faut, il est temps pour eux de devenir candidat. Pour faciliter cette étape et favoriser le suivi, vous leur proposez un espace personnel dans votre extranet. Au travers de cette plateforme sécurisée, ils pourront remplir leur dossier de candidature, partager tous les documents nécessaires à leur candidature, régler les frais de candidature au travers d’un module de paiement en ligne, suivre le statut le de leur candidature et, le cas échéant, régler les frais de scolarité.

Pour les aider dans ce processus et ne pas perdre en route de potentiels futurs étudiants, des campagnes de rappels téléphoniques ou des campagnes d’envois de sms pourront être déployées si besoin.

Les avantages du CRM d’Eudonet pour faciliter le recrutement de vos candidats

Intégrant l’ensemble des processus métiers indispensables à la gestion de votre établissement, le CRM d’Eudonet présente de nombreux avantages pour le service des inscriptions. Jour après jour, vous gérez le parcours de vos prospects pour vous assurer une conversion optimale des prospects en inscrits.

Pour favoriser ces conversions, les fonctionnalités de marketing automation d’Eudonet CRM ESRI vous offre la possibilité de scénariser vos campagnes de recrutement. En programmant vos envois, vous vous libérez du temps pour vous concentrer sur d’autres actions à valeur ajoutée comme l’analyse statistiques de vos campagnes.

Avec le mode Kanban, vous pouvez traiter le parcours de vos prospects selon leur maturité. Ce mode d’affichage vous offre une vue d’ensemble synthétique de l’étape à laquelle se trouve chaque contact. Selon l’évolution de la relation, vous faites glisser la fiche d’une étape à l’autre pour un suivi optimal de chaque personne.

Solution dédiée aux missions de l’ensemble de votre établissement, Eudonet propose une API afin de faire communiquer toutes vos applications métiers avec le CRM. En plaçant Eudonet au cœur de votre système d’information, vous centralisez facilement les demandes entrantes venant de toutes sources : site, blog, réseaux sociaux, télémarketing, etc.

Vous souhaitez vous lancer dans l’aventure du CRM pour votre établissement ? Nos experts sont à votre disposition pour vous accompagner. Contactez nos experts pour une démo !