Présanse

Si les objectifs principaux des associations professionnelles restent sensiblement les mêmes, à savoir défendre, représenter et promouvoir leur secteur d’activité, les enjeux quotidiens dans la gestion des relations avec leurs adhérents sont aussi très souvent semblables : centraliser l’information, garder des données à jour et capitaliser sur les données clés pour améliorer le service rendu aux adhérents. Un constat partagé par Sandra Vassy, Secrétaire Générale de Présanse, (ex-CISME, le Centre Interservices Santé et Médecine du Travail en Entreprise), qui nous explique comment le CRM a permis de réunir les informations au sein de l’organisation tout en améliorant la collaboration et la performance interne. Mais comment cela se passe-t-il concrètement ? Elle nous l’explique.

Si l’on a l’habitude de dire que la richesse d’une organisation réside dans ses contacts, c’est encore plus vrai dans les associations professionnelles qui entretiennent des relations variées mais toujours très riches avec leurs adhérents. Mais ce trésor est souvent morcelé, et compliqué à rassembler :

« Depuis plus de 60 ans, Présanse est l’association professionnelle des Services de santé au travail interentreprises, il a pour objet de faciliter l’exercice de leur mission en leur apportant toute une gamme de services ( dont un label professionnel), de conseils notamment juridiques, et de faciliter les échanges de pratiques entre professionnels (directions ou préventeurs). Il est aussi négociateur de la Convention collective et de branche représente les SSTI dans l’environnement institutionnel de la Santé au travail. »

A mon arrivée dans l’association il y a 2 ans, j’ai constaté une grande richesse dans la vie associative de Présanse, avec des adhérents très impliqués sur différents sujets et axes de développement, à travers des groupes de travail. Mais cette « fortune » était difficilement perceptible, car chaque service voire chaque salarié de l’association disposait de son propre référentiel de contacts et d’actions menées avec chacun d’entre eux »

Une information très cloisonnée, ne permettant pas d’avoir une vision globale et limitant la fiabilité des informations concernant les adhérents, mais aussi les institutionnels ou partenaires de l’organisation en lien avec le CISME.

« Cela rendait le travail difficile, générait des quiproquos. L’annuaire ( papier) partagé peinait à être à jour. L’équipe n’avait pas conscience qu’une base de contacts partagés faciliterait son travail au quotidien ».

Le choix de mettre en place un CRM centralisé s’est donc rapidement imposé, avec la nécessité de convaincre à mes yeux, mais il fallait convaincre…

« J’avais déjà l’expérience d’Eudonet que j’avais précédemment mis en place à la Fédération Nationale de l’Habillement. Mais dans un souci de transparence, de cohésion et d’adoption interne, il était important que le choix soit collégial. Nous avons donc vu 3 solutions au total. Eudonet a été choisi par les utilisateurs, car vraiment adapté à leur métier au quotidien »

En effet, la solution permettait de répondre à l’ensemble des points du « cahier des charges » de Présanse:

• Une base de données fiable des informations concernant les adhérents
• Pouvoir suivre le traitement des demandes et questions des adhérents
• Gérer les évènements type AG ou réunions
• Créer, envoyer et suivre des emailings personnalisés
• Stocker les documents importants

Eudonet est aujourd’hui l’annuaire commun de l’ensemble de nos services : direction, juristes, médecin et supports ont accès à des informations à jour et suivies !

Après une dizaine de jours d’ateliers de personnalisation, de mise en œuvre et de formation, les équipes ont pu prendre en main Eudonet, et le mettre rapidement à l’épreuve en organisant l’Assemblée Générale 2016 de Présanse dans la solution.

« Notre assemblée générale se tient sur 3 jours et comprend un temps de travail, un temps de loisir, des activités annexes et des invités externes. Avec Eudonet, nous avons pu segmenter nos contacts, leur envoyer l’invitation, suivre les réponses et même éditer en quelques clics les programmes personnalisés de chaque invité.

Plus récemment, en octobre 2017, nous avons organisé en utilisant Eudonet nos Journées Santé Travail, un événement professionnel annuel réunissant 650 personnes à Paris au Grand Hôtel. Pour l’anecdote, nous avons été prévenus 48h avant l’évènement d’un changement d’accès au lieu. En temps normal, nous aurions passé beaucoup de temps pour pouvoir consolider les fichiers d’invités et informer les participants. Là, en quelques clics, un e –mailing à tous les inscrits est parti. »

Par ailleurs, comme le précise Sandra Vassy ci-dessus, la vie associative de Présanse est très riche, avec beaucoup de commissions et réunions. Donc beaucoup d’éléments administratifs à gérer : qui sont les membres de chaque commission, éditer les convocations, suivre les comptes-rendus…

Grâce à des fonctionnalités dédiées, Eudonet a permis de diminuer le temps nécessaire et d’augmenter la fiabilité : « Les commissions et groupes de travail sont créés dans Eudonet et les participants y sont intégrés. Nous savons donc d’un coup d’œil, qui est concerné pour chaque thématique et envoyons les invitations automatiquement par email. Le gain de temps est énorme, car nous n’avons plus besoin de refaire le travail de compilation des informations à chaque fois »

« Nous allons continuer à nous approprier la solution et à l’éprouver, en organisant notre prochaine Assemblée Générale en avril puis nos prochaines JST qui réuniront plus de 600 personnes. Nous envisageons aussi d’utiliser prochainement le module enquêtes pour mesurer la satisfaction des participants à nos événements. »

Nous constatons déjà une meilleure communication interne et auprès de nos adhérents, une linéarité de l’information et beaucoup de temps gagné au quotidien. Eudonet permet également de mieux valoriser le travail de chacun, ce qui est très bénéfique et motivant. »

Une mise en place a permis d’embarquer toute l’association dans un projet commun, partagé et fédérateur, mais aussi de consacrer le temps gagné sur les tâches administratives récurrentes au cœur de l’activité du CISME fédérer, représenter, promouvoir les Services de Santé au Travail Interentreprises.

Grâce à des fonctionnalités dédiées, Eudonet a permis de diminuer le temps nécessaire et d’augmenter la fiabilité : « Les commissions et groupes de travail sont créés dans Eudonet et les participants y sont intégrés. Nous savons donc d’un coup d’œil, qui est concerné pour chaque thématique et envoyons les invitations automatiquement par email. Le gain de temps est énorme, car nous n’avons plus besoin de refaire le travail de compilation des informations à chaque fois »