Cadre légal et statuaire
Assemblée générale d’association : quelle base légale ?
En France, le fonctionnement des associations est principalement régi par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901. Bien que ces textes ne mentionnent pas explicitement l’assemblée générale, la jurisprudence et la pratique ont établi son importance capitale.
Modalités de fonctionnement de l’AG
Ce sont les statuts de l’association qui doivent définir les modalités de fonctionnement de l’AG. Ils précisent généralement :
- La fréquence des AG
- Les modalités de convocation
- Les règles de quorum et de majorité
- Les attributions de l’AG
Il est crucial que les associations professionnelles utilisent des outils adaptés pour gérer ces informations. C’est le cas par exemple d’Eudonet, logiciel CRM dédié aux associations professionnelles, qui vous permet de centraliser et de gérer efficacement les données relatives aux statuts et aux membres de votre fédération, ordre professionnel ou encore syndicat.
Les types d’assemblées générales
L’assemblée générale ordinaire (AGO)
L’assemblée générale ordinaire (AGO) se tient généralement une fois par an et traite des affaires courantes de l’association :
- Approbation des comptes
- Élection des membres du conseil d’administration
- Définition des orientations futures
L’assemblée générale extraordinaire (AGE)
L’assemblée générale extraordinaire (AGE), quant à elle, est convoquée pour des décisions exceptionnelles :
- Modification des statuts
- Dissolution de l’association
- Fusion avec une autre association
Les règles de quorum et de majorité sont souvent plus strictes pour une AGE.
Convocation de l’assemblée générale
Qui peut convoquer une assemblée générale ?
Généralement, c’est le président ou le conseil d’administration qui convoque l’AG. Toutefois, certains statuts peuvent prévoir la possibilité pour un certain nombre d’autres membres de demander la convocation d’une assemblée générale.
Délais et formes de convocation
Il n’y a pas de règles précises concernant le délai de convocation d’une assemblée générale d’association professionnelle. Cependant, celui-ci se trouve habituellement entre 15 jours et un mois avant la date de l’AG. Quant à la forme, on préfèrera l’écrit : courrier postal, e-mail, ou autre moyen prévu par les statuts.
Toutefois, le processus de convocation peut rapidement s’avérer fastidieux. Heureusement, il existe des moyens de rendre cette tâche plus agréable, voire automatique. En effet, grâce au logiciel CRM Associations Professionnelles d’Eudonet, il vous est possible d’automatiser l’envoi de ces convocations et d’assurer ainsi le respect des délais et la traçabilité des communications.
Contenu de la convocation
La convocation d’une assemblée générale (AG) d’association professionnelle doit inclure :
- La date, l’heure et le lieu de l’AG
- L’ordre du jour détaillé
- Les documents nécessaires à la préparation (rapports, comptes, etc.)
Ordre du jour : quézako ?
L’élaboration de l’ordre du jour
Bien qu’il n’existe pas de règle officielle, l’ordre du jour est généralement établi par le conseil d’administration. Et celui-ci se doit de refléter les points essentiels à aborder lors de l’assemblée générale. Un ordre du jour classique comprend ainsi :
- L’émargement de la liste des présents et la vérification des pouvoirs
- La désignation du président de séance et du secrétaire
- Le rapport financier
- L’approbation des comptes et quitus
- La présentation et le vote du budget
- L’élection des membres du conseil d’administration (si nécessaire)
- Les questions diverses
Est-il possible de modifier l’ordre du jour ?
En principe, l’ordre du jour ne peut être modifié une fois la convocation envoyée. Cependant, comme pour de nombreux éléments de l‘assemblée générale, certains statuts peuvent prévoir des exceptions. Ainsi, si la possibilité de modifier l’ordre du jour figure parmi les statuts de votre association professionnelle, ordre, fédération ou syndicat, il est alors possible d’y apporter des modifications.
Tenue de l’assemblée générale : quelles sont les règles ?
Vérification du quorum et désignation du bureau de l’AG
Parmi les différents aspects régissant la tenue d’une assemblée générale se trouve le quorum. Le quorum est le nombre minimum de membres présents ou représentés pour que l’AG puisse valablement délibérer. Celui-ci est donc extrêmement important, et est généralement défini dans les statuts de chaque fédération, ordre ou syndicat. Pour vous simplifier la tâche, le CRM Associations Professionnelles d’Eudonet inclut le suivi des présences ainsi que le calcul du quorum en temps réel, vous permettant ainsi d’éviter les erreurs et les contestations.
Quant à la désignation du bureau de l’assemblée générale (AG), celui-ci comprend généralement :
- Un président de séance
- Un secrétaire
- Des scrutateurs (pour les votes)
Déroulement des débats et modalités de vote
C’est le président de séance qui dirige les débats et veille au respect de l’ordre du jour. Son rôle est de permettre l’expression de tous les membres dans un cadre respectueux et constructif.
Les modalités de vote, elles, sont définies par les statuts de votre association professionnelle, ordre, fédération ou syndicat. Elles peuvent ainsi prendre plusieurs formes :
- Vote à main levée
- Vote à bulletin secret
- Vote par voie électronique (si prévu dans les statuts)
D’autre part, les statuts peuvent également autoriser le vote par procuration. Dans ce cas, ils doivent en définir les modalités (nombre maximum de procurations par membre, forme de la procuration, etc).
Prise de décision et règles de majorité
Les décisions sont généralement prises à la majorité simple des membres présents ou représentés. Si 15 membres sont présents ou représentés lors de votre AG, il faudra donc 8 voix pour pouvoir effectivement prendre une décision. Cependant, certaines décisions dites « importantes » peuvent nécessiter une majorité qualifiée (2/3 ou 3/4 des voix).
De plus, les décisions importantes prises lors d’une assemblée générale doivent faire l’objet de résolutions formelles. Dans le détail, une résolution est une proposition précise, rédigée de manière claire et concise, et soumise au vote de l’assemblée. Elle formalise une décision de l’AG, permettant de clarifier ce qui est décidé, d’en garder une trace officielle et de faciliter sa mise en œuvre ultérieure. Les résolutions peuvent ainsi porter sur divers sujets tels que l’approbation des comptes, l’élection des administrateurs ou encore la modification des statuts.
Procès-verbal d’assemblée générale et compte-rendu
PV d’AG : importance, contenu et conservation
Le procès-verbal (PV) d’assemblée générale est un document juridique essentiel qui atteste officiellement des décisions prises lors de l’AG. Il a une valeur probante et peut être utilisé en cas de litige ou de contrôle administratif. Sa rédaction précise et détaillée est donc un élément crucial pour la bonne gouvernance de votre association.
Un PV d’AG complet doit inclure :
- Les informations générales : date, heure et lieu de l’AG
- La liste des membres présents, représentés et excusés
- L’ordre du jour détaillé
- Le résumé des débats pour chaque point de l’ordre du jour
- Les décisions prises et les résultats précis des votes (nombre de voix pour, contre, abstentions)
- Les éventuelles réserves ou observations formulées par les membres
- Les rapports présentés (moral, financier, d’activité)
La rédaction de ce PV d’AG incombe généralement au secrétaire de séance, désigné en début d’AG. Il doit veiller à retranscrire fidèlement les échanges et les décisions, sans interprétation personnelle. La clarté et la précision sont essentielles pour éviter toute ambiguïté future.
Pour faciliter cette tâche cruciale, Eudonet, le CRM dédié aux associations professionnelles, ordres, fédérations et syndicats, propose un modèle gratuit de procès-verbal d’AG. Ce dernier, élaboré par des experts du secteur associatif, permet de s’assurer que tous les éléments essentiels sont inclus et structurés de manière conforme aux exigences légales.
Une fois rédigé, le PV doit être approuvé. Cette approbation peut se faire :
- Immédiatement à la fin de l’AG
- Lors de l’AG suivante (méthode la plus courante)
- Par consultation écrite des membres dans un délai défini après l’AG
Après approbation, le PV doit être signé par le président et le secrétaire de séance, ce qui lui confère sa valeur juridique. Il est ensuite conservé dans les archives de l’association. La loi n’impose pas de durée spécifique de conservation, mais il est recommandé de les garder pendant toute la durée de vie de l’association, plus 5 ans après sa dissolution. Tous les membres de l’association ont le droit d’accéder aux PV sur demande. Certaines associations choisissent de les diffuser automatiquement à chacun d’entre eux pour plus de transparence.
L’archivage numérique sécurisé du PV d’AG : une solution ?
Avec l’évolution des pratiques, de plus en plus d’associations optent pour une gestion numérique de leurs documents. Eudonet, le CRM Associations Professionnelles, offre des solutions d’archivage numérique sécurisé, vous permettant non seulement de conserver vos PV et autres documents importants, mais aussi de les rendre facilement accessibles aux personnes autorisées, tout en garantissant leur intégrité et leur confidentialité.
Quelles sont les obligations post-AG ?
Plusieurs règles déterminent les obligations post-AG d’une association professionnelle, d’un ordre, d’une fédération ou encore d’un syndicat.
Tout d’abord, il est important de noter que certaines décisions prises en AG nécessitent une déclaration en préfecture. Parmi celles-ci :
- Un changement de dirigeant(s)
- La modification des statuts
- Un changement d’adresse du siège social
Comme expliqué précédemment, il est également de bonne pratique d’envoyer un compte-rendu de l’AG à tous les membres, y compris ceux qui n’ont pas pu assister à la réunion. Quant à la mise en œuvre des décisions prises lors de l’AG, celle-ci est à la charge du conseil d’administration.
Il existe également quelques cas particuliers. Par exemple, vos statuts peuvent prévoir la possibilité de prendre des décisions par consultation écrite des membres, sans réunion physique.
En conclusion, l’assemblée générale est un moment crucial dans la vie de votre association professionnelle. Le respect scrupuleux des règles et obligations qui l’entourent est donc essentiel pour garantir la légalité et la légitimité des décisions prises. L’utilisation d’outils adaptés, comme le CRM Associations Professionnelles d’Eudonet, peut grandement faciliter l’organisation et la gestion des AG, permettant aux associations de se concentrer sur leur mission principale.
Dans un contexte où la digitalisation et la flexibilité deviennent de plus en plus importantes, les associations doivent savoir s’adapter tout en restant dans le cadre légal. L’évolution constante du droit associatif et des pratiques rend indispensable une veille juridique régulière et une mise à jour des procédures internes.
Enfin, il est important de rappeler que l’AG n’est pas seulement une obligation légale, mais aussi un moment d’échange et de participation démocratique essentiel à la vie associative. Elle doit être préparée et menée avec soin pour favoriser l’engagement des membres et la bonne gouvernance de l’association.