Les 5 étapes pour organiser efficacement vos commissions et instances dans le secteur public

Définissez vos objectifs et missions pour partager une vision claire 

Avant toute chose, il est important que chaque commission et assemblée soit guidée par des objectifs précis et des missions claires. L’organisation des instances publiques est soumise dans certains cas à des règles strictes, il faut donc définir un ordre du jour clair pour éviter les digressions. 
Pourquoi ? Les discussions sont cadrées, la prise de décision est plus rapide et les participants sont concentrés du début à la fin.  

Comment ?  

• Listez les objectifs clés : préparer le vote d’un budget, par exemple, élaborer une politique publique ou décider des actions stratégiques à mettre en place. 

• Définissez avec précisions les missions de l’assemblée en délimitant un cadre clair pour éviter le chevauchement et les conflits d’intérêts.  

Astuce : Utilisez un tableau de suivi des buts et missions du jour, partagé entre les participants pour garantir la transparence et la responsabilisation. 

Planifiez vos réunions pour fluidifier l’organisation 

Selon l’AMF, les conseils municipaux, ou encore les instances pour les syndicats publics, sont tenus de respecter le calendrier de réunions avec des convocations envoyées au moins cinq jours avant la date prévue.

De même, si vous organisez une assemblée délibérante, par exemple, vous devez atteindre le « quorum », un nombre minimum de participants pour valider les décisions. Il faut donc s’assurer de la présence de tous les participants en amont. La planification est ainsi le pilier central de toute commission bien menée. 

 Comment planifier efficacement ?  

• Élaborez un calendrier précis : il est essentiel de fixer les dates suffisamment à l’avance pour permettre à tous les participants de s’organiser. 
• Préparez l’ordre du jour : à envoyer idéalement 7 jours en avance pour que chaque membre élabore son intervention et ait connaissance du sujet en amont.
• Envoyez des invitations pertinentes et personnalisées : invitez les élus en fonction de leur(s) expertise(s) et organisez les ordres de passage afin de fluidifier votre réunion. 

Astuces : Ces tâches peuvent être très fastidieuses, il est donc intéressant d’utiliser des outils dédiés pour automatiser les tâches répétitives par exemple. 

Pensez à faire des relances si vous n’avez pas eu de réponses aux invitations pour vous assurer du nombre de participants. Vous pourrez ainsi, en cas de réponse négative, prévoir des remplaçants selon les rangs protocolaires. 

Préparez vos documents et supports pour professionnaliser vos réunions

Pour aider à la prise de décision, il est important d’avoir à portée de main une documentation adaptée, claire et accessible. 

Comment ? En organisant une base de données qui regroupe : 

• Les rapports et études préalables pour alimenter les discussions 

• Des supports visuels ou écrits pour clarifier des sujets complexes 

• Les comptes rendus de réunions (minutes, résultats des votes sur chaque sujet, etc) 

Astuce : Utiliser un outil sécurisé qui centralise et partage les documents nécessaires entre les différents acteurs.  

Attention, veillez à inclure uniquement les documents nécessaires pour ne pas cumuler des informations inutiles. 

Conduisez vos réunions et optimisez l’efficacité des échanges

Un échange est réussi si tous les participants voulant prendre la parole ont pu s’exprimer librement. 

Comment faire ? Pour optimiser le temps et la pertinence des échanges, il est important de respecter certains éléments : 

• Organisez une gestion fluide des discussions : vérifiez le temps imparti de chacun, et que les prises de parole soient réparties de façon équitable. 

• Prenez des notes pour établir une documentation en temps réel des échanges. Il serait dommage de perdre en crédibilité en oubliant des points clés dans le compte rendu. 

Assurez le suivi des décisions

Une fois la commission ou l’assemblée réalisée, il est temps de passer à l’action. Les organismes publics ont en charge des budgets importants qui représentent environ 18 % des dépenses publiques totales. De ce fait, assurer un suivi rigoureux et immédiat des décisions est un enjeu crucial.  

Comment ?  

• Rédiger et envoyer le compte rendu détaillé qui récapitule les points abordés et les décisions votées. 

• Suivre l’exécution des actions en traçant les actions mises en place et leurs avancements. 

Astuces : Définissez des responsables pour chaque tâche qui vont suivre toute leur progression jusqu’à leur réalisation. 

Optimisez l’organisation de vos commissions et assemblées grâce à un outil performant : le CRM dédié au secteur public

Pour gagner en efficacité dans l’organisation des instances publiques, simplifier les tâches et garantir une fluidité optimale, il est nécessaire de s’équiper d’outils performants, adaptables, mais surtout… dédiés à votre métier et à ses spécificités. 

 Dans ce contexte, une solution SaaS dédiée au secteur public comme celle d’Eudonet, par exemple, est l’outil parfait pour répondre aux besoins et exigences des organismes publics. 

 Quelles sont les spécificités d’un tel outil et comment les mettre en application dans votre organisation ? 

Centralisez, simplifiez et automatisez la gestion de vos instances 

Une meilleure organisation de vos commissions grâce à une vision à 360° 

De la planification des réunions au suivi des décisions, centralisez les données relatives aux commissions ou assemblées de façon simple. 

En quelques clics, accédez à : 

• Toutes les informations liées aux membres des réunions passées ou à venir ( contact, fonction, rang, nombre de participations aux différents évènements, etc.) 

• L’historique des demandes, invitations, présences, etc. 

• Aux documents utiles et compte-rendus de toutes les réunions passées 

Et, tout cela de manière entièrement sécurisée et partagée entre les services concernés. Vos équipes pourront alors planifier de façon plus simple et ajuster en temps réel les différentes instances pour une organisation optimisée. 

Simplifiez et gérez vos interactions :  

Il est parfois compliqué de suivre et de comprendre où en sont les interactions entre les différents membres d’une commission. Vous aimeriez avoir une idée précise des échanges entre ces participants.  

Le CRM dédié au secteur public d’Eudonet, par exemple, vous permet d’accéder à un Extranet, un véritable hub central pour les interactions entre les membres des commissions ou assemblées et votre organisme public. 

Il vous permet de collaborer avec les élus, mais également de suivre les échanges entre les différents représentants. 

• Pour votre institution :  

C’est l’espace de communication idéal pour le suivi et l’élaboration de projets publics. Vous pourrez : 

• Partager les ressources entre les différents acteurs qui s’occupent des instances en temps réel. 

• Échanger sur des sujets précis grâce à un espace de communication (Forum) d’instances publiques intégré à la plateforme. 

• Avoir sur un même espace toutes les informations utiles pour savoir comment évoluent les débats après vos réunions 

• Pour vos interlocuteurs : élus, membres des commissions, par exemple, 

Ils reçoivent à partir de l’extranet les invitations, les documents nécessaires, et le suivi partagé des réunions. De plus, ils peuvent également interagir directement sur la plateforme avec votre institution de façon simple et sécurisée. 

Cela garantit une meilleure collaboration entre les différentes parties, et ainsi la transparence et le suivi poussé des échanges. 

Automatisez vos tâches administratives et optimisez vos processus  

Les tâches administratives, comme l’envoi des convocations, la création des ordres du jour, l’archivage de compte rendu ou encore le suivi des réponses, des relances et des présences aux différentes assemblées, sont très chronophages et fastidieuses. Grâce aux fonctionnalités du CRM Eudonet, plus besoin de faire toutes ces tâches manuellement. Vous pourrez simplement automatiser ces actions et adapter le logiciel à vos besoins. 

Imaginez une nouvelle façon de travailler :  

• Choisissez et envoyez le type de communication adapté en fonction de votre interlocuteur grâce aux modèles intégrés (e-mails, SMS)  

• Capter de manière automatique les réponses aux invitations grâce à des formulaires de réponses intégrés 

• Créez des scénarios personnalisés grâce aux fonctionnalités de marketing automation.  

• Et pleins d’autres fonctionnalités configurables et adaptables relativement à  vos besoins (invitation selon expertise et rangs protocolaire pour prioriser les élus selon les réunions…). 

Par exemple, après une convocation restée sans réponse, il y aura à J+3 une relance par e-mail puis une relance par SMS.  

À la suite de son inscription à J-2 avant la réunion, envoyez un SMS de rappel à l’élu avec toutes les informations importantes. 

Analysez et suivez vos performances de façon optimale grâce aux fonctionnalités dédiées du CRM Secteur public 

Améliorez votre suivi et la traçabilité des actions  

Assurez une traçabilité optimale des décisions et évitez les oublis grâce aux différentes fonctionnalités du CRM dédiées au secteur public.  

En un clic, retrouvez un historique clair et centralisé des actions mises en place suite aux décisions votées lors des instances avec les tableaux de bords interactifs.  

Par exemple, vous pourrez :  

• Recevoir des alertes automatiques pour vous rappeler les échéances et actions à entreprendre
• Réaliser un suivi clair des subventions attribuées, notamment, grâce à la centralisation des informations sur les bénéficiaires, les montants et les échéances.
• Générer des rapports détaillés de l’avancement des projets partagés avec les élus.
• Associer chaque décision votée à des actions concrètes, avec des responsables désignés et des échéances prédéfinies. Le tout accessible depuis n’importe où grâce au CRM Eudonet.  

Résultat : une transparence totale de la gestion publique, et également, cela permet de clarifier et de faciliter tous vos futurs échanges avec les différents acteurs du secteur. 

Analysez vos performances pour améliorer l’efficacité de vos assemblées. 

Sans indicateurs de performances précis, il devient difficile de pointer du doigt les choses à améliorer. Eudonet, grâce à son CRM, vous permet d’analyser les performances de chaque commission et de mesurer précisément l’efficacité de vos assemblées publiques.  

Comment ? Grâce à des outils de reporting et d’analyse précis. Vous aurez, par exemple, des indicateurs comme :  

• Le taux de participation et le calcul automatique du quorum 

• le délai moyen d’exécution d’une décision 

• le nombre de décisions et le budget votés sur une période 

Petit plus : créez des enquêtes de satisfaction directement sur le CRM et envoyez-les automatiquement à l’ensemble des participants. 

Un exemple d’utilisation du CRM Eudonet : Le Syndicat Énergies Vienne