Comment le CRM optimise votre communication et la gestion du protocole en période pré-électorale ?

Collectivité : Communication et gestion du protocole en période pré-électorale

Dans les 6 mois qui précèdent l’élection, soit à partir du 1er septembre 2019 pour les municipales de mars 2020, les collectivités territoriales doivent respecter certaines règles pour leur communication institutionnelle. En raison de l’interdiction qui leur est faite de contribuer au financement de la campagne électorale d’un candidat, cette phase doit être abordée avec prudence. Une communication mal maîtrisée sera ainsi susceptible d’avoir des conséquences directes sur le résultat et la validité des élections locales.

Par exemple, les élus sortants, candidats à la nouvelle élection, doivent tenir compte de la limite entre l’information, au travers des supports habituels, et la promotion publicitaire, financée par les moyens de la collectivité, qui est interdite. Il est possible au maire de présenter un bilan de son action mais celui-ci doit être objectif. S’il souhaite promouvoir ce bilan, il doit intégrer les frais de publication ou de diffusion dans son compte de campagne, sans utiliser les moyens de la collectivité qu’il administre.

Toutefois, la communication de la collectivité n’est pas interdite si elle est objective, conforme aux pratiques habituelles et porte sur des sujets concernant la vie communale.

Les bulletins municipaux peuvent poursuivre leur parution et les cérémonies diverses (vœux, inaugurations, fêtes locales, etc.) peuvent toujours être organisées. Mais ils doivent conserver un contenu purement informatif, sans référence à l’élection à venir, notamment à la candidature d’un élu local, à ses réalisations ou à ses projets. L’événement doit par ailleurs avoir lieu conformément à sa périodicité et dans les conditions habituelles (ni avancé, ni retardé, ni particulièrement amplifié).

Les sites internet des collectivités, de même que leurs réseaux sociaux, ne doivent pas participer à la campagne électorale. Ils sont tenus à la neutralité. Ils ne peuvent pas, dans les 6 mois précédant l’élection, être utilisés comme support pour vanter les réalisations de la municipalité sortante. Ils ne peuvent ni servir explicitement la propagande d’une liste ni établir de lien vers le site d’une liste.

Cela étant dit, la communication reste importante.

Comment optimiser sa communication institutionnelle en période pré-électorale ?

Elections ou non, l’utilisation traditionnelle d’un traitement de texte, d’un tableur et d’une messagerie atteint vite ses limites. Avec l’avènement des nouvelles technologies et de la mobilité, la mise en place d’un CRM ou GRC facilite grandement la communication, l’organisation d’événements et les relations protocolaires.

Cependant, dans un contexte d’échéances électorales, il est important pour un(e) élu(e), via son cabinet ou un son service communication, de rester en contact avec ses administrés via une communication adaptée.

Une solution unique pour tous les équipes en charge des différentes actions de communication et marketing (Site web, Newsletters, Réseaux sociaux, Inauguration, Vœux…), permet une meilleure coordination, synchronisation et réactivé de la part des services de la collectivité.

Les équipes auront ainsi une meilleure performance, un gain de temps mais aussi un meilleur suivi et mesure des campagnes réalisées.

De même, le CRM permet également d’exploiter les données de façon optimisée pour chaque public rencontré, puisque leurs données, informations et attentes sont recueillis, synthétisés et hiérarchisés directement dans l’outil CRM.

Répondez à ces enjeux avec Eudonet CRM dédié au secteur public

1 & 2 – Centralisation de vos contacts et Vue 360°

Le traitement de vos données est l’une des clés pour optimiser votre organisation et votre communication. La solution Eudonet vous permet de mettre en place une base unique, qui centralise, de façon sécurisée, les contacts des différents services dans un annuaire unique (élus, associations, administrés, entités, …). Elle vous permettra d’avoir une vue 360° de chaque contact (historique, interaction, suivi). En allégeant des taches fastidieuses et répétitives, vous dégagez du temps utile et donnez une valeur ajoutée à vos missions.

3 – Communication multicanale

Notre logiciel permet également de mettre en place une communication multicanale personnalisée, qui permettra à vos équipes d’être au plus proches des aspirations et des interrogations de vos administrés.

Tout est piloté depuis une seule et même plateforme accessible : de la construction d’un message personnalisé envoyé par email, courrier (publipostage), SMS ou via les réseaux sociaux, jusqu’au suivi en temps réel des clics et/ou des inscriptions.

4 – Une gestion du protocole optimisée

Eudonet CRM vous permet également de mettre en place une gestion protocolaire adaptée à vos besoins. Notre solution intègre la transversalité des contacts en prenant en charge le multi-mandats et les désignations, les fonctions au sein des différentes structures, les titres, rangs et les formules de politesse associées. Cela permet bien sûr d’augmenter la pertinence des invitations, d’éviter les doublons, mais encore de respecter précisément les règles de préséances avec la confidentialité qui s’impose. Cette confidentialité est d’autant plus assurée par un strict respect de la législation RGPD.

5 – Une organisation des événements facilitée : gestion des invitations / gestion des vœux

Avec le logiciel Eudonet CRM, il suffit de quelques clics pour réaliser et envoyer des invitations personnalisées. Notre application facilite aussi la réponse de vos invités avec la validation en ligne de leur participation. Les avantages sont nombreux : génération simultanée d’un message de confirmation, mise à jour de la liste des inscrits et la relance des non-réponses automatisée.

6 – Reporting

Enfin, vous pouvez piloter votre activité et développer votre performance via des outils de reporting intégrés : taux d’ouverture de mails, taux de participation…