CRM et communication : le guide pour les établissements d’enseignement supérieur

Conduite du changement - Data - Digital / Numérique - Gestion de la Relation de Contacts - Marketing & Communication

Les établissements d’enseignement supérieur, qu’ils soient universitaires ou privés, ont pour mission de former les futures générations de professionnels. Mais, dans un paysage éducatif en constante évolution, accompagné d’un contexte de plus en plus compétitif, ces derniers font face à des défis de communication toujours plus complexes. La diversification des canaux, combinée aux attentes grandissantes de leurs différents publics, pousse les institutions comme la vôtre à repenser en profondeur leur approche communicationnelle.

Afin de vous démarquer mais aussi d’attirer et de retenir vos étudiants, alumni, partenaires et autres parties prenantes, la mise en place d’une plateforme SaaS adaptée à vos besoins de communication peut constituer un atout majeur. Et, dans ce contexte exigeant, le CRM (Customer Relationship Management) semble s’imposer comme une solution incontournable et toute trouvée pour optimiser et personnaliser la communication de votre établissement.

Découvrir la solution

Les enjeux de la communication dans l’enseignement supérieur

Etudiants, alumni, partenaires… des publics multiples

Le secteur de l’enseignement supérieur se caractérise par une complexité particulière en matière de communication. En effet, votre établissement doit orchestrer un dialogue permanent avec une multitude d’interlocuteurs aux profils et aux attentes très différents.

Tout d’abord, il y a les étudiants potentiels et leurs familles, une cible de premier plan pour les campagnes de recrutement et de promotion des formations. Ensuite, les étudiants actuellement inscrits, qui représentent un public clé pour maintenir l’engagement, communiquer sur la vie du campus et ainsi que sur les opportunités offertes.

Au-delà des publics étudiants, votre établissement doit également entretenir des relations suivies avec ses alumni. Ce réseau d’anciens élèves est évidemment une source de fierté, mais surtout d’ambassadeurs et de financement potentiel qui nécessite une approche communicationnelle spécifique, axée sur la fidélisation et l’implication.

Parmi les autres interlocuteurs figurent les entreprises partenaires, avec lesquelles votre école ou université collabore pour des projets de recherche, des stages ou l’insertion professionnelle des diplômés. La communication avec ces partenaires économiques répond ici à des enjeux bien distincts, mêlant échanges d’informations, valorisation des actions communes et recherche de nouvelles opportunités de partenariat.

Enfin, le corps enseignant et le personnel administratif constituent des publics internes essentiels, avec lesquels il faut entretenir un dialogue fluide et transparent sur la stratégie, les projets et le fonctionnement de l’établissement.

Des canaux de communication toujours plus nombreux

Cette diversité des publics s’accompagne d’une multiplication des canaux de communication à maîtriser. L’époque où un simple email suffisait pour joindre l’ensemble des parties prenantes est définitivement révolue. Désormais, votre établissement doit coordonner une stratégie de communication digitale et multicanale, intégrant emails, SMS pour les messages urgents, courriers traditionnels pour certaines communications formelles, appels téléphoniques pour un contact personnalisé, et présence sur les réseaux sociaux pour une communication plus instantanée et engageante.

Cette complexité croissante rend indispensable l’adoption d’outils performants permettant de garantir une communication cohérente et efficace à l’échelle de votre établissement. C’est pourquoi les défis posés en termes de gestion des données, de personnalisation des messages et de coordination des différents canaux nécessitent des solutions adaptées, plus à même de relever ces enjeux majeurs.

Le CRM : une solution centralisée pour une communication maîtrisée

L’utilisation d’une plateforme SaaS moderne comme Eudonet représente une réponse adaptée aux enjeux de communication de votre établissement. Grâce à son CRM Enseignement supérieur et recherche, cette solution permet avant tout une centralisation intelligente des données, offrant une vue à 360 degrés de chaque contact : étudiants, alumni, parents, partenaires, entreprises…

L’ensemble des historiques et des préférences de communication est ainsi accessible de manière centralisée, permettant une compréhension fine des besoins et des attentes de chaque interlocuteur pour des interactions optimisées.

Cette centralisation s’accompagne d’une capacité de segmentation avancée, particulièrement précieuse dans le contexte de l’ESR. Grâce à des filtres sophistiqués, votre établissement peut cibler ses communications avec une grande précision, en tenant compte non seulement des caractéristiques démographiques et comportementales des contacts, mais également de leurs préférences de communication et de leur consentement RGPD. Cette approche garantit une pertinence maximale des messages envoyés tout en assurant le respect des obligations légales en matière de protection des données.

En somme, un CRM ESR vous permet de :

Améliorer votre efficacité administrative

Personnaliser vos interactions

Suivre l’évolution de vos relations

La personnalisation, clé de voûte d’une communication efficace

L’un des atouts majeurs d’une plateforme SaaS comme Eudonet et de son CRM dédié à l’enseignement supérieur et la recherche réside dans sa capacité à personnaliser les communications à grande échelle. Cette personnalisation s’exprime à plusieurs niveaux. Tout d’abord, dans la création de modèles de messages adaptables intégrant des champs personnalisés dynamiques. Ces modèles permettent d’individualiser automatiquement le contenu en fonction du profil du destinataire, créant ainsi une expérience de communication plus pertinente et engageante.

La personnalisation s’étend également au choix des canaux de communication. Eudonet permet en effet d’exploiter l’ensemble des coordonnées disponibles pour diffuser des messages personnalisés via le canal le plus approprié : mail, SMS, courrier postal… Cette flexibilité permet d’adapter le mode de communication aux préférences de chaque destinataire, maximisant ainsi les chances d’engagement et de réponse. C’est ce que l’on appelle également le CRM marketing.

En permettant de segmenter les publics en fonction de critères variés (niveau d’études, spécialisation, origine géographique, type de partenariat…), le CRM rend ainsi possible une communication ciblée et pertinente. Par exemple, vos étudiants en première année peuvent recevoir des conseils spécifiques pour réussir leur intégration, tandis que ceux en dernière année, eux, reçoivent des offres ou des informations sur le marché de l’emploi.

CRM et communication : l’automatisation au service de l’efficacité

Le marketing automation se trouve au centre de l’efficacité d’un CRM et constitue un autre pilier essentiel de la communication moderne dans l’ESR. Les fonctionnalités d’automatisation proposées par Eudonet permettent aux établissements de scénariser et de planifier leurs envois avec une grande simplicité. Grâce au CRM emailing, à l’envoi de notifications de rappel ou encore d’invitations à des événements, par exemple, le CRM libère du temps pour les équipes et améliore la réactivité.

Et cette automatisation intelligente ne se limite pas à la simple programmation des envois : elle permet de créer des scénarios de communication, déclenchés par le comportement des destinataires ou par des événements spécifiques. Pour garantir l’efficacité de ces communications automatisées, Eudonet intègre des outils de vérification et d’optimisation. Ces extensions contribuent à améliorer significativement la délivrabilité des messages, assurant ainsi que les communications atteignent effectivement leurs destinataires.

Mesure et optimisation pour un succès assuré

La capacité à mesurer l’impact de vos actions de communication constitue un aspect crucial de votre stratégie. Dans cette optique, Eudonet propose des fonctionnalités avancées de tracking et d’analyse. De fait, un bon CRM fournit des analyses en temps réel sur l’efficacité des actions de communication, permettant d’ajuster les campagnes en fonction des résultats obtenus.

L’intégration de liens de tracking, par exemple, permet de suivre avec précision les interactions des destinataires avec les messages que vous avez envoyés : ouvertures, clics, téléchargements, réponses… Ces données sont compilées dans des rapports détaillés, offrant une vision claire des performances de chacune de vos campagnes à travers des graphiques et tableaux de bord personnalisés.

Ces tableaux de bord intégrés à la solution permettent ainsi de mieux visualiser et d’analyser vos données directement dans l’interface du CRM. Et c’est bien cette centralisation de l’analyse qui facilite l’optimisation continue de vos stratégies de communication. Vous pouvez ainsi identifier rapidement les approches les plus efficaces et ajuster vos communications en conséquence.

« CRM communication » : concrètement, ça donne quoi ?

La théorie, c’est bien. Le concret, c’est mieux ! Alors, plutôt que de vous parler de ce qu’Eudonet pourrait faire, prenons des exemples concrets. Et, ceci, en nous basant sur trois problématiques majeurs qui rythment votre quotidien en tant qu’établissement d’enseignement supérieur : le recrutement de candidats, le maintien des relations avec les étudiants et la relation alumni et/ou entreprise.

Un CRM communication pour simplifier le recrutement et l’engagement des candidats

Un CRM comme celui d’Eudonet permet d’automatiser la plupart des tâches liées au recrutement, comme l’envoi d’e-mails, le suivi des demandes d’information et des inscriptions, et la gestion des rendez-vous. En intégrant des outils de suivi et d’analyse des données, vous pouvez identifier les canaux et stratégies les plus performants, et adapter vos campagnes de recrutement pour une meilleure efficacité.

Et si vous automatisiez l’engagement des candidats ?

Prenons l’exemple d’une école de commerce qui utilise son CRM pour segmenter ses prospects en fonction de leurs interactions précédentes. Les candidats qui ont ouvert votre emailing sur le thème du recrutement, par exemple, reçoivent ainsi automatiquement une invitation à un webinaire d’informations. Un tel parcours utilisateur est difficile à gérer sans un CRM, mais une fois en place, il permet de concentrer les efforts là où ils sont les plus nécessaires.

Un CRM communication pour faciliter les échanges avec vos étudiants

Pour vos étudiants déjà inscrits, cette fois-ci, un CRM permet de gérer les communications tout au long du parcours académique. Des notifications personnalisées pour les échéances importantes, l’accès aux ressources pédagogiques et les opportunités d’échanges avec les entreprises partenaires peuvent ainsi être envoyées automatiquement.

Un CRM peut, par exemple, notifier un étudiant dès qu’un document est requis pour valider son inscription, lui rappeler une échéance administrative, ou l’informer de la publication d’un nouveau contenu pédagogique. Ces automatisations réduisent la charge de travail pour vos équipes et assurent à vos étudiants un suivi précis et personnalisé.

Un CRM communication pour renforcer les relations avec vos alumni et entreprises partenaires

Maintenir un lien avec vos anciens étudiants est essentiel, que ce soit pour renforcer votre réseau ou pour favoriser les dons. Un CRM facilite cette gestion en stockant les informations des alumni et en automatisant l’envoi de newsletters ou d’offres spéciales pour les anciens.

Dernier exemple : pour les écoles ou universités proposant des programmes en alternance, un CRM peut également permettre de gérer les contacts avec les entreprises partenaires, d’organiser les événements de networking, et de tenir un historique des collaborations. De quoi aider à personnaliser vos échanges et à maintenir des partenariats solides.

Choisir un CRM adapté pour la communication de votre établissement d’enseignement supérieur

La sélection d’un CRM enseignement supérieur et recherche doit se faire en tenant compte de plusieurs spécificités et notamment de celles de l’environnement académique. Voici quelques critères clés :

Facilité d’intégration et d’utilisation : la solution doit faciliter le quotidien de vos équipes afin qu’elles puissent se concentrer sur des tâches à fortes valeurs ajoutées. Elle doit également être compatible avec d’autres systèmes et prévoir des extensions.

Personnalisation : le CRM doit être conçu spécialement pour les établissements d’enseignement supérieur afin de correspondre parfaitement aux besoins de votre institution et à vos enjeux métiers.

Automatisation avancée : afin de garantir une communication rapide et pertinente, et ainsi pour maximiser votre efficacité, l’automatisation des tâches courantes est un sujet crucial.

Possibilités d’évolution : la solution doit aussi permettre l’intégration de nouvelles fonctionnalités ou processus. Elle doit pouvoir évoluer de façon itérative et continue afin de favoriser la mutualisation des usages.

Ergonomie et adaptativité : la plateforme doit suivre les standards du web en matière d’ergonomie pour une prise en main simple et une expérience intuitive. Elle doit également être utilisable sur mobile, assurant des utilisateurs opérationnels et réactifs en permanence.

Fonctionnalités de reporting : pour évaluer les actions comme pour les améliorer, des outils d’analyse et de reporting intégrés sont indispensables à la bonne communication de votre établissement.

En somme, dans un environnement éducatif de plus en plus compétitif, la maîtrise de la communication devient un enjeu stratégique majeur pour votre établissement d’enseignement supérieur. L’adoption d’un CRM ESR adapté comme Eudonet représente bien plus qu’un simple choix technologique : c’est un investissement stratégique permettant de répondre aux défis complexes de la communication moderne.

La capacité à délivrer le bon message, au bon moment, via le bon canal, tout en respectant les préférences individuelles des destinataires, constitue aujourd’hui un avantage concurrentiel décisif. Les établissements qui sauront tirer parti de ces outils pour optimiser leur communication seront les mieux positionnés pour attirer, engager et fidéliser leurs différents publics, assurant ainsi leur développement dans un contexte en constante évolution.

L’investissement dans une solution CRM Enseignement Supérieur n’est donc plus une option mais une nécessité stratégique pour tout établissement souhaitant maintenir son excellence et sa croissance. Dans cette perspective, Eudonet s’impose comme un partenaire de choix, offrant l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à une communication personnalisée et efficace.