Comment utiliser un CRM pour organiser des évènements réussis ?

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Dans cet article, découvrons ensemble comment un CRM, et plus précisément Eudonet, peut vous aider à organiser des évènements réussis et à améliorer la satisfaction de toutes les parties prenantes.

Qu’est-ce qu’un CRM événementiel ?

La définition du CRM est relativement simple : un outil de Customer Relationship Management (CRM) est un logiciel qui sert généralement à centraliser, organiser et gérer l’ensemble des interactions entre une organisation et ses contacts : clients, prospects, membres, adhérents, donateurs, citoyens, administrés, etc.

Lorsqu’on parle de CRM événementiel, il s’agit d’appliquer ce principe à la gestion des évènements, en y ajoutant des fonctionnalités spécifiquement conçues pour suivre toutes les étapes de l’organisation et du suivi et, ce, de manière automatisée et centralisée. En clair :

Planifier : définir le public visé, programmer la logistique, organiser les calendriers…
Promouvoir : envoi d’invitations, relances, campagnes multicanales (e-mails, SMS, réseaux sociaux).
Gérer : inscriptions, confirmations de présence, listes d’attente ou encore intégration d’un système de billetterie si nécessaire.
Analyser : collecte de feedback, réalisation de bilans post-évènement, suivi des retombées et du ROI.

Le but est de disposer d’une vision à 360° de l’événement et de s’assurer que toutes les étapes soient coordonnées pour éviter les erreurs ou la perte d’informations. Un CRM événementiel se différencie alors d’un simple outil de gestion de contacts grâce à des modules spécifiques : organisation logistique, badges d’accès, planification de salles, rapports post-évènement, etc.

Il facilite ainsi la vie des organisateurs en garantissant que toutes les informations soient stockées au même endroit, en permettant de gagner du temps, mais aussi en harmonisant les échanges entre les différents départements qui interviennent (communication, marketing, logistique, administratif…)

Les avantages d’un CRM pour la gestion des événements

Organiser un événement implique de jongler entre des dizaines de tâches différentes : planification, gestion des inscriptions, envoi des invitations, collecte des paiements éventuels, suivi des prestataires, etc. Heureusement, l’utilisation d’un CRM pour la gestion des événements permet de faciliter ces tâches quotidiennes, tout en présentant de nombreux autres avantages.

Centraliser les données pour gagner du temps et réduire les coûts

Lorsqu’on prépare un évènement, on manipule des informations provenant de différentes sources : listing d’invités, contacts de prestataires, partenaires, intervenants, etc. En regroupant tout ceci dans un CRM, vous :

Évitez les doublons et les erreurs : fini les tableurs multiples ou les solutions “maison” éparpillées. Grâce à la centralisation des données, vous évitez les doublons et la perte d’informations. Un gain de temps non négligeable, surtout si vous gérez plusieurs évènements dans l’année.
Travaillez en équipe sur un outil commun : chaque service (communication, logistique, comptabilité…) accède aux mêmes données en temps réel. De quoi favoriser la collaboration et l’harmonisation des équipes.
Automatisez les tâches récurrentes : l’envoi des invitations, la relance des participants, la confirmation des inscriptions ou encore l’édition des badges peuvent être automatisés. Par exemple, dans Eudonet CRM, vous pouvez configurer des campagnes d’e-mailing ciblées pour rappeler aux invités de s’inscrire à l’événement.

Améliorer la satisfaction des participants

Un CRM événementiel vous aide à mieux connaître et gérer vos invités et participants. Vous pouvez ainsi compter sur :

Une personnalisation des échanges : grâce au CRM, vous envoyez des messages ciblés (ex : réduction pour les membres, invitation spéciale pour les grands donateurs…) et renforcez ainsi le sentiment d’exclusivité.
Un suivi précis : vous savez en temps réel qui a confirmé sa présence, qui a annulé, qui nécessite des informations complémentaires (hébergement, transports…).
Une communication fluide : les différents canaux (e-mail, SMS…) peuvent être centralisés et déclenchés depuis un seul et même outil.

Faciliter le reporting et l’analyse post-événement

Et oui, organiser un événement ne s’arrête pas au jour J ! Il est essentiel d’évaluer vos résultats et d’en tirer des conclusions :

Tableaux de bord et KPI : nombre d’inscriptions, taux de participation réel, satisfaction des participants… tant d’indicateurs essentiels pour la bonne évaluation de votre événement. Grâce à la centralisation des données, Eudonet peut, par exemple, générer des rapports et tableaux de bord présentant les éléments de votre choix.
Meilleure collaboration : vos équipes auront accès aux mêmes informations, de quoi faciliter les bilans et les prises de décision collectives.
Ajustements futurs : les rapports générés par le CRM vous permettent ainsi de comprendre ce qui a fonctionné, mais aussi ce qui mérite d’être revu, pour améliorer l’expérience globale lors d’évènements ultérieurs.

Les grandes étapes pour mettre en place un CRM événementiel

1. Définir clairement vos objectifs

Avant toute implémentation de CRM, il est primordial de vous poser la question : qu’attendez-vous de ce nouvel outil pour vos événements ? La réponse peut être multiple et se synthétiser en quelques mots seulement. Par exemple, peut-être souhaitez-vous :

Augmenter votre audience ?
Améliorer la satisfaction des participants ?
Récolter davantage de fonds ou de partenariats ?

En fixant ces objectifs, vous pourrez déterminer vos indicateurs clés de réussite et la manière dont vous utiliserez le CRM. Une très bonne entrée en matière.

2. Cartographier vos processus d’organisation d’événements

Ensuite, faites l’inventaire des étapes habituelles. Parmi elles :

La conception de l’événement : quel est le thème ? Le budget prévu ? À quelle date a-t-il lieu ? Sous quel format (présentiel, virtuel, hybride) ?

La sélection des contacts à inviter : prospects, adhérents, donateurs, étudiants, citoyens…
La promotion et la communication : campagnes d’e-mailing, publicités ciblées, publications sur les réseaux.
La gestion des inscriptions : utilisez-vous des formulaires en ligne ? Y a-t-il une liste d’attente ? Souhaitez-vous mettre en place des confirmations automatiques ?
Logistique : réservation de la salle, planification des ressources (matériel, personnel), suivi des prestataires.
Suivi sur place : contrôle des accès, points de contact, relation avec les invités VIP.
Analyse post-événement : bilan, satisfaction, retombées presse, calcul du ROI, etc…

En cartographiant chacun de ces processus, vous identifierez précisément les modules et fonctionnalités dont vous aurez besoin dans votre CRM.

3. Paramétrer l’outil et former vos équipes

Aussi, il vous faudra paramétrer votre outil pour qu’il corresponde à toutes vos attentes ainsi qu’à vos spécificités métiers. Vous devrez vous pencher sur la personnalisation des champs et, selon votre secteur (associatif, caritatif, éducatif, public), des besoins particuliers émergeront. Par exemple : numéro de donateur, statut d’adhérent, dossier d’inscription etc… Vous pourrez également automatiser vos tâches récurrentes et chronophages en créant des scénarios (ou workflows) pour les relances d’inscriptions, l’envoie de remerciements ou encore les mises à jour du programme.

Mais, surtout, pour tirer pleinement partie de votre CRM, vos équipes doivent être à l’aise avec son interface et ses principales fonctionnalités. Songez donc à désigner un référent interne pour superviser l’adoption de l’outil et n’hésitez pas à prévoir des formations à destination de vos différents collaborateurs.

4. Tester et ajuster

Enfin, avant un grand évènement, testez votre CRM sur un projet plus modeste (webinaire, formation en petit comité, rencontre locale). Vous pourrez ainsi :

Détecter les éventuels bugs ou blocages.
Optimiser vos listes de contacts (segmentation, champs personnalisés…).
Former vos équipes en situation réelle.

Et, n’oubliez pas d’établir un calendrier de déploiement réaliste : en tenant compte notamment des phases de découverte, de formation et de configuration.

Exemples concrets de l’utilisation d’un CRM pour l’organisation d’événements

Un CRM évènementiel performant devrait pouvoir s’adapter à différents contextes et types d’événements. C’est notamment le cas d’Eudonet, qui s’adresse à 4 secteurs distincts : les Associations Professionnelles, les Fondations et Associations Caritatives, l’Enseignement Supérieur et la Recherche, et le Secteur Public. Prenons donc des exemples pour chacun d’entre eux.

CRM événementiel pour Associations Professionnelles

Les associations professionnelles doivent souvent organiser des congrès, formations, workshops ou encore salons pour leurs membres et adhérents. Grâce à CRM événementiel, vous obtenez :

Un suivi précis du statut de vos membres : vous pouvez ainsi identifier rapidement qui est à jour de ses cotisations afin de proposer des réductions ou des avantages spécifiques lors des évènements.
Une automatisation de l’envoi des invitations : de quoi gagner du temps pour la diffusion d’informations sur les mises à jour du programme ou sur les changements de dernière minute.

Une gestion efficace de la billetterie : un module de gestion d’événements permet de centraliser les paiements mais également d’envoyer automatiquement les factures ou reçus de participation.

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CRM événementiel pour Fondations

Pour une fondation, l’organisation d’un gala de charité, d’une vente aux enchères ou de tout autre événement de collecte de fonds (fundraising) est un moment clé. Grâce à un CRM dédié, il est possible de :

Segmenter les donateurs : selon leur historique de dons, leur engagement, leur participation aux précédents événements, etc.
Personnaliser les sollicitations : en adaptant le contenu des invitations selon les cibles (grands donateurs, nouveaux donateurs, parrains institutionnels…).

Suivre les dons en temps réel : le CRM événementiel permet en effet de visualiser rapidement les montants collectés, le nombre de promesses de dons et de relancer les donateurs qui n’ont pas encore confirmé leur participation.

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CRM événementiel pour Établissements d’Enseignement Supérieur et Recherche

Universités, grandes écoles, centres de formation ou de recherche organisent régulièrement des journées portes ouvertes, remises de diplômes, salons étudiants, conférences ou encore des séminaires de recherche. Heureusement, un CRM événementiel peut être d’une grande aide en facilitant :

L’inscription en ligne pour les étudiants : grâce à cet outil, vous centralisez les données sur les futurs inscrits, les anciens élèves ou encore les partenaires académiques.
La coordination pédagogique : vous associez plus facilement les professeurs, les intervenants et les étudiants autour d’un événement spécifique (séminaire, workshop, masterclass).

Le suivi des prospects : lors d’une journée portes ouvertes, par exemple, grâce à laquelle vous avez récupéré les coordonnées des visiteurs, afin de pouvoir les relancer et mesurer leur intérêt pour les différentes formations proposées.

Découvrez la solution CRM d’Eudonet pour l’Enseignement Supérieur et la Recherche !

CRM événementiel pour Secteur Public

Les collectivités territoriales, ministères et administrations publiques organisent des rencontres citoyennes, forums, colloques ou encore des manifestations culturelles. Avec un CRM événementiel, vous gérez au même endroit :

Les invitations institutionnelles : aux élus, aux partenaires et aux associations locales, auxquels vous pouvez répondre facilement et directement depuis le CRM grâce à la centralisation des données.
La coordination inter-services : les services culturels, techniques et administratifs peuvent travailler sur la même plateforme, évitant les doublons et les délais de transmission.

La gestion du protocole : dans le cas d’évènements officiels, gérer les places d’honneur, le plan de table, l’ordre des discours est plus simple quand tout est suivi dans un CRM événementiel.

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Un CRM événementiel est un atout stratégique pour toute organisation souhaitant structurer sa gestion relationnelle et optimiser l’organisation de ses événements. Vous cherchez un CRM adapté à votre structure ? Découvrez comment Eudonet peut répondre à vos besoins événementiels grâce à une plateforme intuitive et évolutive. Prenez rendez-vous et échangez avec nos experts dès aujourd’hui !

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La mesure du succès : comment évaluer ses événements grâce à un CRM ?

Mesurer la performance d’un événement ne se limite pas au nombre de participants présents. Avec un CRM pour la gestion des événements, les indicateurs clés (KPI) définis selon vos objectifs initiaux peuvent être retrouvés et analysés. A commencer par les taux de conversion et d’engagement : combien de personnes ont finalement participé ? Quel pourcentage des inscrits ont répondu à vos sondages ?

Dans le cas d’un événement payant, le ROI se doit d’être abordé : les recettes couvrent-elles les coûts (salle, prestataires, logistique…) ? Qu’en est-il du coût par participant (intéressant pour les événements de type conférences ou formations) ?

Grâce à l’envoi de questionnaires post-événement, vous pouvez également déterminer le niveau de satisfaction, la qualité des interventions et la pertinence du contenu. Attardez-vous également sur des indicateurs liés à la relation à long terme avec vos cibles : quid de la fidélisation ? Les participants sont-ils plus enclins à adhérer, à faire un don, ou à s’inscrire à une future formation ? Sans oublier l’expansion de votre réseau : combien de nouveaux contacts ou partenaires avez-vous acquis grâce à cet évènement ?

Grâce à Eudonet CRM, par exemple, vous pouvez extraire et analyser tous ces KPI de manière rapide et intuitive, pour ajuster vos futurs évènements en conséquence.

Les critères essentiels pour choisir votre CRM événementiel

Convaincu de l’utilité d’un CRM événementiel ? Il vous faut maintenant choisir la bonne solution pour votre organisation.

Cela ne vous aura pas échappé : chaque structure a ses spécificités (taille, secteur, budget, contraintes réglementaires). Il est donc important de choisir un CRM qui corresponde à vos spécificités métiers. Pour ce faire, ce dernier doit évidemment être modulable, c’est-à-dire présenter des champs personnalisables et une architecture technique évolutive. De même, il doit pouvoir s’intégrer complètement à votre environnement et se connecter avec votre site web, vos outils de marketing et vos solutions de comptabilité existantes. Des mises à jour régulières doivent également être prévues afin de suivre l’évolution de vos besoins et des nouvelles technologies.

D’autre part, un CRM événementiel doit être facile à utiliser, sinon l’adoption par les équipes sera faible. Privilégiez donc une solution dont l’interface est intuitive : chaque collaborateur (du service marketing au chargé de relation donateur) doit rapidement en comprendre les fonctionnalités de base. N’oubliez pas non plus de vérifier la base de connaissance et le support : tutoriels, assistance technique, communauté d’utilisateurs… tous ces éléments participent à la réussite de l’implémentation. Dans un contexte événementiel, pouvoir accéder au CRM depuis un smartphone ou une tablette le jour J peut s’avérer crucial (contrôle des inscriptions, mise à jour en direct…). L’accessibilité mobile est donc un point à prendre en compte.

L’automatisation et les reportings doivent retenir votre attention. Le logiciel permet-il de mettre en place des scénarios de relance automatique grâce à son éditeur de workflow ? Les tableaux de bord sont-ils personnalisables ? Est-il possible d’extraire des rapports pour analyser rapidement les retombées de vos événements ?

Conformité et sécurité sont des éléments tout aussi importants : gestion des consentements, respect du RGPD, sécurisation des données ou encore plan de continuité en cas de panne serveur ou dysfonctionnement technique.

Comment mettre en place une stratégie événementielle réussie avec Eudonet ?

Eudonet est une solution qui propose des fonctionnalités spécialement pensées pour des secteurs comme les associations professionnelles, les fondations, l’enseignement supérieur et le secteur public.

Parmi ses fonctions clés pour la gestion des événements :

Base de données unifiée : centralisation de tous les contacts (donateurs, adhérents, étudiants, partenaires, administrés…) et de leur historique d’interactions.
Formulaires d’inscription personnalisables : intégration facile sur votre site web ou via des invitations e-mail, permettant la collecte automatisée des réponses et des informations des participants.
Automatisation des campagnes : paramétrage de scénarios pour envoyer vos invitations, relances et confirmations en fonction du statut de chaque contact.
Gestion de la logistique : gestion des salles, affectation des ressources, vérification en temps réel des disponibilités.
Rapports et bilans post-évènement : analysez rapidement le taux de participation, la satisfaction et le ROI via des tableaux de bord personnalisés.

Et chaque secteur y trouve son compte ! Concrètement, avec Eudonet, les associations professionnelles peuvent gérer un colloque annuel ou encore relancer les adhérents dont la cotisation vient à échéance. Les fondations peuvent générer des invitations pour un gala de charité, segmenter les donateurs selon leurs historiques de participation, établir des liens entre les promesses de dons et les montants effectivement perçus. Les établissements d’enseignement supérieur, quant à eux, peuvent organiser des journées portes ouvertes avec pré-inscription en ligne et gérer simultanément plusieurs évènements (forums métiers, conférences, ateliers d’orientation). Et les collectivités territoriales ou administrations publiques peuvent coordonner leurs différents services, simplifier l’envoi d’invitations officielles et la gestion du protocole.

Conclusion

Utiliser un CRM événementiel constitue donc un véritable levier de réussite pour tous les organisateurs d’évènements, qu’ils soient issus du monde associatif, de la philanthropie, de l’enseignement supérieur ou du secteur public. Loin d’être un simple outil technique, le CRM devient un véritable assistant stratégique qui :

Centralise les informations de contact et d’inscription pour éviter les erreurs.
Automatise les tâches répétitives, libérant ainsi du temps pour des actions à plus forte valeur ajoutée.
Personnalise la relation avec chaque participant, renforçant l’impact et la satisfaction.
Analyse et mesure les retombées de chaque action pour un pilotage précis et une amélioration continue.

En fin de parcours, le choix de la solution CRM repose sur des critères d’adaptabilité, d’ergonomie, de sécurité et de capacité d’intégration à votre écosystème. Parmi les solutions disponibles sur le marché, Eudonet CRM illustre bien l’approche d’un éditeur à la fois généraliste et spécialisé dans certaines verticales, facilitant ainsi l’organisation d’évènements réussis pour de nombreuses structures.

Grâce à une bonne méthodologie d’implémentation (définition des objectifs, cartographie des processus, formation interne et amélioration continue), vous disposerez d’un outil performant pour optimiser chacun de vos évènements et renforcer la relation avec vos publics cibles.

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