Bulletin d'adhésion association : modèle et informations

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Par Thomas de Chevigny

Un bulletin d’adhésion – ou fiche d’adhésion, ou formulaire d’adhésion – à une association est un document qui permet à une personne de devenir membre de ladite association. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur le bulletin d’adhésion pour association et téléchargez gratuitement notre modèle soigneusement conçu pour faciliter l’inscription de vos adhérents ! 

Bulletin d'adhésion association

Pourquoi utiliser un bulletin d’adhésion pour association

Le bulletin d’adhésion d’une association, également appelé fiche d’adhésion et formulaire d’adhésion, est un formulaire ou un document officiel utilisé par une association afin de permettre à qui le souhaite d’y d’adhérer. Il s’agit donc d’un moyen formel pour une association, d’une part, de recueillir les informations nécessaires relatives au recrutement d’un adhérent, et pour les individus, d’autre part, d’exprimer leur volonté de soutenir la mission, les objectifs et les activités de ladite association.

Une fois rempli et signé, le bulletin d’adhésion formalise ainsi l’engagement entre l’association et son nouvel adhérent. Il établit les droits et responsabilités de chaque partie et sert également de moyen de suivi administratif pour l’association. En effet, le bulletin d’adhésion peut être utilisé par cette dernière pour établir sa liste officielle de membres, gérer ses communications avec les adhérents, collecter les cotisations… De quoi permettre à l’association de mieux gérer ses membres et à l’adhérent de participer activement aux projets organisés par celle-ci.

Le bulletin d’adhésion est-il obligatoire pour une association ?

Le bulletin d’adhésion d’association n’est pas une obligation légale. De fait, depuis la loi du 1er juillet 1901, une association doit fournir un bulletin d’adhésion seulement si ses statuts le demandent. Cependant, bien que la loi n’exige pas d’une association qu’elle fournisse un bulletin d’adhésion, cela reste tout de même vivement conseillé. En effet, il représente un réel gain de temps puisqu’il permet de collecter rapidement toutes les informations pratiques et nécessaires à l’adhésion d’un membre et de les tenir à jour. Il est également toujours préférable de donner à l’adhérent une preuve de sa qualité de membre, notamment pour lui signifier ses droits.

Informations obligatoires à mentionner sur un bulletin d’adhésion

Le bulletin d’adhésion n’étant pas obligatoire, il n’existe pas de règles établies quant aux informations qui doivent y figurer. Elles dépendent donc de la nature de l’association en question, de ses activités et de son mode de fonctionnement. En général, le bulletin d’adhésion se compose de deux parties : d’une part le bulletin à remplir par l’adhérent et à conserver par l’association, de l’autre le reçu à remplir par l’association et à conserver par l’adhérent.

Si aucun règlement n’est imposé en ce qui concerne ces fiches d’inscription, certaines données semblent faire l’unanimité et sont généralement sollicitées par toutes les associations. Voici les informations habituellement demandées :

  • Identité et informations personnelles de l’adhérent : nom, prénom, date de naissance, adresse postale…
  • Informations de contact : numéro de téléphone, email…
  • Montant des frais d’adhésion à l’association et modes de paiement possibles
  • Réductions éventuelles : quotient familial, handicap…
  • Engagements ou clauses spécifiques liés à l’adhésion

D’autres mentions particulières peuvent également être requises selon la nature et l’activité de l’association :

  • Règlement intérieur de l’association
  • Certificat médical
  • Accord de droit à l’image
  • Personne à contacter en cas d’urgence

Les différents formats du bulletin d’adhésion association

Bien que le format papier ait ses avantages, (accessibilité, élément de réassurance…), passer par un formulaire en ligne semble être plus judicieux. D’autant plus lorsqu’il est intégré à une solution CRM, comme le CRM proposé par Eudonet pour les Associations Professionnelles, Ordres et Fédération. En effet, les intérêts et bénéfices d’un formulaire d’adhésion en ligne couplé à un logiciel de gestion de la relation client sont nombreux :

  • Gain de temps : les adhérents peuvent effectuer leur démarche en quelques clics seulement
  • Automatisation des données : les informations sont directement enregistrées dans la base de données de la solution CRM
  • Suivi facilité : les responsables de l’association peuvent facilement accéder aux adhésions et suivre leur état (paiement des cotisations, engagements…)
  • Communication personnalisée : le CRM permet de personnaliser les messages en fonction des données spécifiques de chaque membre
  • Rappels automatiques : pour le renouvellement des cotisations, par exemple
  • Analyse et rapports complets : le CRM offre des fonctionnalités d’analyse pour évaluer l’efficacité des campagnes d’adhésion et les tendances des membres.

Intégrer un bulletin d’adhésion à une solution CRM permet donc d’optimiser la gestion des membres et de renforcer l’efficacité opérationnelle de l’association.

Téléchargez votre modèle de bulletin d’adhésion pour association !

Et ce n’est pas tout. La solution adaptée aux Associations Professionnelles, Ordres et Fédérations proposée par Eudonet vous permet même de créer directement votre fiche d’adhésion au sein du CRM. Découvrez ci-dessous un exemple de modèle de bulletin d’adhésion pour association conçu par Eudonet :

N’oubliez pas d’adapter ce modèle en fonction des spécificités de votre association : modes de paiement, montant de la cotisation… Assurez-vous également de bien respecter les lois et les règlementations relatives à la collecte et au traitement des données personnelles, notamment dans le cadre de la mise en conformité au RGPD. En effet, le bulletin d’adhésion n’échappe pas à la règle : en ligne comme sur papier, il est indispensable de faire mention de l’utilisation des données collectées (utilisation, traitement, conservation…) et du droit de rectification de l’adhérent quant aux informations le concernant.