Modèle de procès-verbal d'assemblée générale pour association

Définition du procès-verbal d’assemblée générale d’association 

Pour une association loi 1901, un procès-verbal est un document écrit qui retrace de manière détaillée et fidèle les échanges, décisions prises et résultats des délibérations lors d’une assemblée générale, qu’elle soit ordinaire (annuelle) ou extraordinaire (ponctuelle).

Il existe différents modèles de PV téléchargeables sur internet et prêts à l’emploi, mais ceux-ci ne correspondent pas toujours à la réalité des associations. Il convient donc d’adapter ce document à vos besoins, voire de faire appel à un juriste ou un avocat pour obtenir un document sur mesure.

La rédaction de procès-verbaux ne peut être sujette à interprétation : il vous faut donc reprendre tous les éléments du débat, même les points de vue contraires aux résolutions. Vous ne devez en revanche pas retranscrire des événements qui ne se sont pas produits durant l’assemblée générale !

Pourquoi rédiger un procès-verbal ?

Oui, rédiger un procès-verbal d’assemblée générale est essentiel pour votre association ! Mais pourquoi au juste ?

Légalité et conformité du PV

La rédaction d’un procès-verbal (PV) d’assemblée générale revêt une importance cruciale pour les associations, car elle permet de répondre à des impératifs de légalité et de conformité aux règles statutaires. Le PV d’une assemblée générale remplit ainsi plusieurs fonctions essentielles.

Premièrement, il permet de consigner de manière officielle toutes les décisions prises lors de l’assemblée, y compris l’adoption de résolutions, les modifications apportées aux statuts, ainsi que l’élection de nouveaux membres dirigeants. Ces enregistrements servent de référence documentée, facilitant le suivi des actions menées et des engagements pris par l’association.

Deuxièmement, le procès-verbal joue un rôle de preuve juridique indéniable. En cas de litiges internes ou externes, ce document peut être présenté comme preuve devant les juridictions ou utilisé dans le cadre de procédures légales. Il est également indispensable lors d’audits ou d’inspections effectués par des entités gouvernementales, assurant que l’association peut démontrer sa gestion conforme aux exigences légales.

Enfin, la rédaction et la conservation des procès-verbaux sont souvent stipulées par les statuts des associations elles-mêmes. Le respect de cette exigence statutaire est donc crucial pour maintenir la légalité de l’organisation.

Le procès-verbal d’assemblée générale est donc un outil fondamental qui soutient l’association dans sa gouvernance, sa conformité réglementaire et sa capacité à rendre compte de ses actions de manière transparente et vérifiable.

Transparence et clarté

Il est également fondamental pour les associations de répondre à des exigences de transparence et de clarté, des principes qui sont essentiels pour maintenir la confiance et l’engagement des membres. Le procès-verbal d’une assemblée générale joue un rôle essentiel à cet égard en remplissant plusieurs fonctions importantes.

D’abord, il assure la transparence des délibérations en documentant de manière exhaustive les discussions et les décisions prises lors de l’assemblée. Cette documentation détaillée permet à tous les membres, présents ou absents, d’avoir une vue claire et précise des activités et des orientations stratégiques de l’organisation.

De plus, le procès-verbal constitue un outil de communication interne primordial. Il sert de lien informatif pour les membres qui n’ont pas pu assister à l’assemblée, garantissant que chaque adhérent reste informé des développements récents et des décisions importantes. Ceci est essentiel pour renforcer l’unité et la cohésion au sein de l’association, car cela permet à tous les membres de se sentir impliqués et informés des orientations prises.

Pour finir, le procès-verbal s’avère indispensable pour tracer les orientations futures de l’association. Il enregistre des discussions sur des sujets tels que les objectifs à long terme, les projets envisagés, ou les modifications de politique interne. Ces éléments sont cruciaux car ils fournissent une base documentaire qui peut servir de guide pour orienter les actions futures et les stratégies de développement de l’organisation.

Le procès-verbal est ainsi bien plus qu’un simple document : il est une pierre angulaire pour la gestion et la direction stratégique d’une association.

Etapes de rédaction d’un procès-verbal 

Avant l’assemblée générale

La préparation du procès-verbal commence bien avant l’assemblée générale elle-même. En premier lieu, il est donc important préparer un modèle de document qui inclura des sections préétablies pour faciliter la saisie des informations durant la réunion. Ce modèle peut inclure des espaces pour noter le type de réunion, la date, l’heure, le lieu, la liste des participants ainsi que l’ordre du jour. Il est également judicieux de réviser les procès-verbaux des réunions précédentes pour s’assurer de la continuité et de l’adéquation des points à suivre ou des décisions précédemment prises qui nécessitent une mise à jour ou une confirmation.

Pendant l’assemblée générale

Durant l’assemblée, la rédaction du procès-verbal doit être effectuée en temps réel. Il faut prendre note des discussions importantes, des décisions prises et des votes, en s’assurant de capturer fidèlement les propos échangés. Pour chaque motion ou résolution présentée, il est crucial de noter qui a proposé la motion, qui l’a soutenue, ainsi que le détail des résultats des votes. Il est également important de noter toute objection ou modification significative apportée aux propositions originales. Enfin, il faut s’assurer que le procès-verbal reflète précisément le déroulement de l’assemblée, sans interprétation personnelle ni omission.

En somme, un procès-verbal doit contenir des informations complètes et précises qui reflètent fidèlement les délibérations, décisions et événements de l’assemblée générale. Un PV d’AG doit ainsi inclure les points suivants :

• Identification de l’association : dénomination, sigle, siège, etc.
• Informations sur la réunion : la date, heure et lieu de la réunion, mode de convocation utilisé ;
• Organe appelé à délibérer : bureau, conseil d’administration, assemblée générale ordinaire ou assemblée générale extraordinaire, etc.) ;
• Feuille de présence : nombre, nom et fonction(s) des membres présents et représentés, et vérification du quorum ;
• Présidence : nom de la personne qui préside l’assemblée générale ;
• Ordre du jour :  présentation des points abordés ;
• Documents : liste des documents remis aux membres en amont de la séance ;
• Résumé : notes sur les éléments principaux des débats et interventions
• Résultats : résolutions soumises au vote et adoptées ;
• Sujets divers : points non prévus à l’ordre du jour ou annonces importantes ;
• Signataires : nom et fonction(s) des signataires du procès-verbal.

Après l’assemblée générale

Une fois l’assemblée terminée, le temps est venu de finaliser le procès-verbal. Cette étape inclut la révision des notes prises pour corriger les éventuelles erreurs et s’assurer que le document est complet et précis. Le procès-verbal doit ensuite être formaté de manière professionnelle et préparé pour l’approbation.

Généralement, le document est soumis au président de l’association ou au conseil d’administration pour révision et signature. Il n’existe pas d’obligation légale quant au délai de signature du procès-verbal. Il reste néanmoins recommandé de le faire signer dès la fin de l’assemblée générale. Les participants peuvent alors confirmer les informations tant qu’elles sont encore fraîches dans leur mémoire ! Certains statuts d’associations peuvent en revanche spécifier un délai particulier pour la signature du procès-verbal. Il est alors important de s’y conformer pour respecter les règles internes de votre organisation. Pour éviter tout retard, vous pouvez aussi décider de mettre en place un process pour la signature de vos procès-verbaux. Vous pouvez ainsi nommer une personne responsable de la collecte des signatures, en présentiel ou par l’envoi d’emails.

Une fois approuvé, le procès-verbal est archivé de manière sécurisée et distribué aux membres de l’association, soit par courriel, soit par publication sur le site web de l’association, garantissant ainsi que toutes les parties prenantes sont informées des décisions et des actions à entreprendre.

Comment rédiger un bon procès-verbal ?

Qui rédige le procès-verbal d’assemblée générale d’association ?

Les statuts d’une association précisent qui doit rédiger et signer le PV, sur quel support il doit être établi et comment il peut être remis aux membres. Généralement, ce sont les membres de l’organe exécutif qui s’en chargent (gérant, administrateur, président du conseil, etc.).

À défaut de précisions, c’est le secrétaire de l’association qui rédige le procès-verbal d’une assemblée générale. Cette responsabilité peut néanmoins être déléguée à une autre personne en l’absence du secrétaire, qui agira alors comme tel.

Dans tous les cas, la personne chargée de rédiger un procès-verbal doit être présente lors de l’assemblée générale pour prendre des notes détaillées sur les discussions et les décisions prises. Ces notes serviront en effet de base à la rédaction du procès-verbal final.

Une fois rédigé, le PV est soumis à l’approbation des membres présents lors de la réunion suivante. Si votre association est reconnue d’utilité publique, c’est obligatoirement le président de l’assemblée générale et le secrétaire qui le signent. Il devient alors un document officiel et doit être conservé dans vos archives.

Les erreurs à éviter dans la rédaction d’un PV d’association

Rédiger un procès-verbal d’assemblée générale pour une association est une tâche qui exige précision et attention aux détails. Pour éviter les erreurs courantes qui pourraient compromettre la validité du document ou entraîner des malentendus, il est essentiel de suivre certaines règles.

Tout d’abord, il est primordial de ne pas omettre les informations de base telles que le lieu, la date, l’heure de début et de fin de la réunion, ainsi que la liste des participants. L’absence de ces informations peut remettre en question la légitimité de l’assemblée et par conséquent, des décisions prises. De même, chaque procès-verbal doit clairement indiquer si le quorum nécessaire selon les statuts de l’association a été atteint, faute de quoi les décisions pourraient être jugées non valides.

Une autre erreur fréquente est la rédaction vague ou imprécise des décisions prises. Il est crucial que chaque résolution soit documentée de manière détaillée, incluant le contexte de la décision, les votes pour et contre, ainsi que les abstentions. Ceci est important non seulement pour la transparence mais aussi pour les références futures, surtout si des décisions sont contestées ou requièrent une clarification ultérieure.

En outre, il faut éviter de remplir le procès-verbal de commentaires personnels ou de détails superflus qui ne concernent pas directement les décisions de l’assemblée. Le document doit rester objectif et concentré sur les faits et les actions officielles. Le langage doit être formel et professionnel, évitant toute familiarité ou jargon inapproprié.

Il est aussi essentiel de s’assurer que le procès-verbal est relu et corrigé avant d’être finalisé. Les fautes de grammaire, d’orthographe ou de syntaxe peuvent non seulement affecter la clarté du document mais aussi diminuer sa crédibilité. Une fois le document approuvé, il doit être signé par le président et le secrétaire de l’assemblée, un élément qui constitue une étape légale importante pour attester de la véracité du contenu.

En évitant ces erreurs, le secrétaire assure que le procès-verbal serve fidèlement son objectif de document officiel reflétant avec précision les procédures et les décisions de l’assemblée générale de l’association.

Conseils et bonnes pratiques pour la rédaction d’un PV

Rappelons-le : la rédaction de ce document prend du temps et reste délicate lorsque les réunions sont longues ou chargées ! Pour rédiger efficacement votre PV, il est donc essentiel de suivre certaines bonnes pratiques :

• Avant tout, assurez-vous de comprendre et de respecter les statuts de l’association concernant les procédures d’assemblée.
• N’oubliez pas de noter les informations clés : date, heure, lieu, liste des participants…
• Pendant la réunion, concentrez-vous sur la capture précise de chaque point discuté, des décisions prises et des résultats des votes.
• Après l’assemblée, relisez le PV pour corriger les erreurs et clarifier les points ambigus.
• Gardez toujours un ton neutre et professionnel, et assurez-vous que le document final est clair, concis et facile à comprendre pour tous les membres de l’association.

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