Lors de la crise sanitaire, les associations professionnelles ont dû faire preuve d’une résilience remarquable, en adaptant leur activité malgré les défis et l’incertitude pesant sur l’évolution de leur secteur. Alors que la pandémie a perturbé les modèles d’affaires traditionnels et imposé des restrictions sans précédent, les associations professionnelles ont adapté leurs stratégies pour répondre aux besoins changeants de leurs membres et de leur communauté.
Dès 2021 (progression de 2,7 % du PIB en France) et la reprise économique avérée, un contexte de transition offrit une opportunité unique aux les associations professionnelles de réfléchir à leur mission, leurs stratégies de développement et d’explorer de nouvelles méthodes de recrutement des membres et des adhérents. Un état d’esprit toujours à l’ordre du jour.
Indéniablement, les outils numériques ont joué un rôle crucial pendant les périodes de confinement, permettant aux associations de maintenir le contact avec leurs membres et de continuer à fournir des services essentiels malgré les restrictions physiques.
Le logiciel CRM (Customer Relationship Management) s’est révélé particulièrement précieux et a su tirer son épingle du jeu parmi l’ensemble des outils possibles . Bien au-delà de sa fonction initiale de gestion de la relation client, le CRM s’est affirmé comme un pilier organisationnel, offrant une plateforme centralisée pour la gestion des contacts, des communications et de l’activité avec une vision 360°.
Il est essentiel de reconnaître les bénéfices durables que les CRM offrent aux associations professionnelles. Non seulement ils ont permis de maintenir l’engagement des membres pendant les périodes de crise, mais ils ouvrent également de nouvelles possibilités pour renforcer la stratégie d’acquisition de membres.
Ces derniers années n’ont pas diminués les besoins de recrutement des associations professionnelles, bien au contraire. Voici donc cinq atouts clés d’un CRM pour alimenter la stratégie d’acquisition de votre association professionnelle.
Comprendre les besoins de votre association
Pour élaborer une stratégie de recrutement efficace, il est important de saisir pleinement les besoins spécifiques de votre association professionnelle. Cette phase initiale nécessite une exploration minutieuse des objectifs, des valeurs et de la culture de votre organisation, ainsi qu’une compréhension approfondie des membres existants et des lacunes possibles au sein de votre base (membres, adhérents, partenaires, etc.)
Une analyse rigoureuse des besoins de recrutement est nécessaire pour identifier les compétences, les qualifications et les expériences requises pour soutenir les objectifs de votre association. Cela implique de déterminer les profils recherchés, en tenant compte des exigences spécifiques de votre secteur d’activité et des défis auxquels votre association est confrontée.
Analyse des besoins spécifiques de recrutement
L’analyse des besoins spécifiques de recrutement des membres ou des adhérents, est une étape critique dans le processus de développement d’une stratégie efficace. Cette étape implique une évaluation approfondie des leviers possibles, des sujets abordés ou encore du rôle de l’association professionnelle auprès de son public.
Il est également important d’examiner les tendances du moment pour comprendre les demandes et les attentes des adhérents potentiels. En comprenant les besoins uniques de votre association et de votre secteur, vous serez mieux équipé pour concevoir une stratégie de recrutement qui attire et soutient la représentativité de votre organisation.
Développer une stratégie de recrutement adaptée
Une fois que les besoins de votre association ont été identifiés, il est temps de développer une stratégie de recrutement des membres ou des adhérents. Cette stratégie doit être alignée sur les valeurs et les objectifs de votre associations professionnelles, tout en prenant en compte les tendances, les opportunités et les préférences du moment.
Identification des canaux de recrutement efficaces
L’identification des canaux de recrutement les plus efficaces est essentielle pour atteindre les adhérents. Cela peut inclure une combinaison de tactiques en ligne telles que l’optimisation des moteurs de recherche (SEO), la publicité sur les réseaux sociaux et des webinaires à forte valeur ajoutée, ainsi que des événements professionnels et des salons.
Il est important de choisir les canaux qui sont les plus susceptibles d’atteindre votre public cible et de créer du contenu attrayant et engageant pour susciter l’intérêt.
Création de messages attractifs pour votre recrutement
La création de messages attrayants et convaincants est essentielle pour attirer l’attention de vos cibles potentielles. En mettant en avant les avantages uniques de travailler avec votre association, tels que les sujets professionnels à défendre, les causes et l’aura de votre association professionnelles, vous pouvez susciter l’intérêt et l’engagement.
Engager et fidéliser vos nouveaux membres
Recruter de nouveaux membres est une étape importante, mais maintenir leur engagement à long terme est tout aussi crucial pour la croissance et la réussite de votre association professionnelle.
Accueil chaleureux et intégration proactive des membres
Offrir un accueil chaleureux et une intégration proactive aux nouveaux membres est essentiel pour favoriser leur engagement et leur fidélité à votre organisation. Cela peut inclure la mise en place de programmes d’orientation, l’organisation d’événements de réseautage et la création de forums en ligne pour encourager la participation et l’interaction entre les membres.
Consolidez la base de contacts de votre association professionnelle
Comme toute association professionnelle, vous êtes amenés à interagir avec divers interlocuteurs (membres, membres potentiels, partenaires, journalistes, représentants, etc.) Utiliser un CRM va vous permettre de les centraliser dans un seul et unique emplacement : votre base de contacts. Chacun d’entre eux pourra être consulté en mode liste ou en mode fiche pour une vue globale sur ses informations (nom, adresse, profession, cotisations, etc.).
En plus de leur centralisation, il faut veiller à la fiabilité de vos données. Et à ce titre, le CRM devient votre meilleur allié. Il va automatiquement mettre à jour vos informations, les nettoyer et les dédoublonner. Vous avez reçu d’un partenaire des fichiers externes de type CSV ou Excel ? Dans ce cas, il vous sera plus facile d’intégrer les données utiles en quelques clics dans votre CRM grâce à un mapping d’import. Mais surtout, il va vérifier automatiquement la qualité de ces nouvelles données à l’aide de fonctionnalités dédiées comme Email Vérifié. Vous assurez ainsi l’intégrité de votre base clients dans la durée.
Finalement, vous accéderez à une connaissance fine des interactions et des caractéristiques de vos contacts à l’aide d’une vue à 360° de chacun d’eux. Vous augmenterez de cette façon votre proactivité en même temps que votre capacité à conseiller vos adhérents.
Créez des campagnes « multicanal » pour promouvoir votre fédération
Multiplier vos canaux de communication va sensiblement améliorer la relation avec vos adhérents. Grâce à votre CRM, vous allez éditer à la fois des campagnes emailing, SMS ou par publipostage. Tout CRM performant propose nativement un studio d’emailing intuitif. Par simple « drag and drop », vous allez facilement placer les différents éléments de votre template (images, CTAs, titres, colonnes, etc.). Vous créerez, de manière conviviale, un email fonctionnel et créatif.
Mieux, il sera commode pour votre association professionnelle de gérer ses événements riches en thématiques grâce à la fonction multiprogramme de votre CRM. Vous créerez à la volée une page de destination présentant une conférence plénière gratuite, un ou des ateliers variés, mais aussi un dîner payant par exemple. Vous autoriserez vos adhérents à s’inscrire aux programmes de leur choix, ajouter un ou plusieurs accompagnants et même effectuer leur paiement en ligne . De votre côté, vous serez capable d’automatiser l’édition de vos confirmations d’inscription ou vos badges avec QR Code.
Votre base de contacts étant « super » qualifiée, vous vous sentirez plus serein pour vous lancer dans la personnalisation de vos communications. Il suffira d’insérer des champs de fusion de type #Prénom# #Nom# dans votre texte et le tour est joué. Qui plus est, la réalisation de ciblages avancés vous aidera à regrouper vos différents publics en fonction de critères homogènes. Vous individualiserez encore davantage vos messages.
Avec son extension de marketing automation, vous allez ensuite programmer l’envoi de vos newsletters, vos campagnes d’informations sectorielles, vos campagnes SMS selon un calendrier mensuel ou annuel prédéfini.
Toutes vos campagnes de communication permettront de collecter des informations fraiches sur vos adhérents, de les synchroniser dans le CRM association et d’enrichir constamment votre base de données.
Organisez et suivez la prospection de vos futurs adhérents
Et si vous utilisiez des techniques de prospection, vous aussi ? La prospection de leads est un réel enjeu dans l’enrichissement de votre base. Et l’aide d’une solution CRM est essentiel dans cette démarche. Grâce à lui, vous serez capable de la structurer pour plus d’efficacité et de suivi. Il sera facile pour un responsable d’affecter chacun des membres identifiés à relancer dans les listes des tâches du collaborateur concerné.
Au préalable, il vous faut récupérer des leads qualifiés. La pratique la plus efficace consiste à réaliser plusieurs campagnes de communication sur votre site web, sur les réseaux sociaux ou via un partenaire. Vous allez ainsi générer des demandes entrantes et capter de nouveaux contacts. Veillez à bien centraliser toutes les remontées de leads dans votre CRM suite au remplissage des formulaires insérés dans vos messages.
Pour décupler l’efficacité de votre prospection, paramétrez des notifications par email à destination d’une personne désignée de votre association. Elle sera ainsi informée en temps réel lorsqu’un nouvel intérêt sera enregistré dans votre CRM.
Vous deviendrez de cette façon beaucoup plus réactif et capable d’entretenir dès le départ une relation privilégiée avec vos prospects. Vous pourrez également historiser les échanges entrepris avec chacun d’eux. De manière plus générale, vous profiterez d’un suivi pointu de la relation avec chaque organisme et les contacts qui y sont rattachés.
Simplifiez les démarches d’adhésion de votre association professionnelle
Disposer d’un CRM en mode SaaS, c’est la possibilité pour votre association professionnelle de vérifier et valider chaque demande d’adhésion selon vos propres procédures. Une fois le formulaire d’adhésion complété, la demande sera transmise et listée dans votre CRM de manière automatique et sécurisée. Vous obtiendrez ainsi une vision claire de l’avancée de vos adhésions.
Éditez votre propre formulaire d’adhésion avec les champs de votre choix. Responsive design et aux couleurs de votre association professionnelle, vous pourrez l’intégrer sur votre site web ou le partager sur vos réseaux sociaux. Votre futur adhérent remplira son formulaire très simplement où qu’il soit. Ses informations enrichiront automatiquement votre CRM avec une date d’entrée pour votre suivi dans le temps.
Visualisez dans votre CRM le statut de chaque demande transmise tout au long de votre cycle d’adhésion (« à traiter », « acceptée », « refusée », « en attente », « validée »). En parallèle, automatisez l’envoi de vos emailings de suivi à chaque changement de statut (réception, refus ou accord) grâce au marketing automation. Vous allez sensiblement simplifier la gestion du processus et réduire le temps de traitement des adhésions.
Mesurez et pilotez l’activité de votre organisation professionnelle
Il est difficile d’améliorer ses actions sans une analyse continue de ses résultats. C’est pour cette raison que vous avez besoin d’outils de pilotage comme les tableaux de bord ou les rapports d’activité. Avant toute chose, pour élaborer un tableau de bord significatif, vous devez avoir une idée très précise des métriques à montrer (KPI). Agencez ensuite votre tableau à votre convenance et personnalisez le à partir d’un choix de widgets (graphiques, indicateurs, kanban, etc.). Déterminez les propriétés de chaque composant et exportez les données disponibles dans votre CRM à l’aide d’une série de filtres avancés. Ces filtres sont créés en aval à partir d’indicateurs clés que vous aurez croisés entre eux.
Choisissez dans votre menu si vous voulez le rendre public ou visible uniquement par un groupe d’utilisateurs. Vous obtiendrez un tableau dynamique présentant sous forme de graphiques ou de statistiques l’ensemble des indicateurs clés de votre activité. Cela peut être l’évolution du nombre d’adhérents, le montant de renouvellement de cotisation, le nombre de mandats, le nombre de demandes par thèmes juridiques traitées ou, bien évidemment, le nombre de demande d’adhésions en cours.
Votre comité réclame une présentation sur des indicateurs spécifiques aux adhésions ? Exportez un rapport automatisé au format PDF que vous pourrez leur distribuer en début de réunion. Vous marquerez des points en présentant des statistiques fiables et à un instant T, propices à prendre les bonnes décisions pour le développement et la représentativité de votre association professionnelle.
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