Comment un CRM peut améliorer la gestion des candidats dans l'enseignement supérieur ?

Une gestion efficace des candidatures

Centralisation des données

Un CRM permet de centraliser toutes les informations des candidats en un seul endroit accessible à l’ensemble du service des admissions ainsi que toutes les autres structures potentiellement concernées de l’établissement. Cela inclut les informations personnelles, les relevés de notes, les diplômes acquis, les lettres de recommandation, les CV, les pièces administratives et l’historique des interactions. Cette centralisation simplifie la gestion des candidatures, permettant un suivi précis et en temps réel de chaque dossier.

Suivi des étapes du processus

Les outils de gestion des flux d’un CRM permettent de suivre chaque étape du processus d’admission, depuis la soumission de la candidature jusqu’à l’inscription finale. Les équipes peuvent configurer des rappels automatiques pour s’assurer que chaque dossier soit traité de manière adaptée, et que les candidats soient informés de l’état de leur demande à chaque étape.

Personnalisation de la communication

Segmentation des candidats

Le CRM permet de segmenter les candidats selon divers critères tels que le programme d’intérêt, le niveau d’études, la région géographique, et plus encore. Cette segmentation permet aux établissements de personnaliser leurs communications en envoyant des messages ciblés et pertinents qui répondent aux besoins spécifiques de chaque groupe de candidats. Par exemple, un étudiant intéressé par un programme de MBA recevra des informations différentes de celles envoyées à un étudiant intéressé par un diplôme en ingénierie ou à une étudiante qui s’inscrit à sa dernière année de Master en marketing digital.

Automatisation des campagnes de communication

Les fonctionnalités d’automatisation des CRM permettent de planifier et d’envoyer des communications à des moments clés du processus d’admission. Des e-mails de rappel pour les documents manquants, des invitations à des événements d’information (réunion de pré-rentrée, programme des rendez-vous de l’année, jobs dating, rencontres avec les entreprises partenaires, etc.) et des notifications de décision d’admission peuvent être envoyés automatiquement, améliorant ainsi l’efficacité et la cohérence des interactions avec les candidats.

Automatisation des Tâches Administratives

Envoi automatique de rappels et notifications

Le CRM peut automatiser l’envoi de rappels pour les étapes importantes du processus de candidature, comme les dates limites de soumission des documents ou les entretiens d’admission, les convocations aux concours…. Cela garantit que les candidats sont bien informés et réduit le risque de candidatures incomplètes.

Gestion des documents

Les systèmes CRM modernes permettent aux candidats de télécharger leurs documents directement dans le système, où ils peuvent être stockés et organisés automatiquement. Cela simplifie la gestion des documents et réduit les erreurs associées aux traitements manuels. De plus, cela permet aux candidats de vérifier facilement quels documents ont été soumis et lesquels sont encore nécessaires.

Suivi et analyse des données

Analyse des performances

Un CRM fournit des outils d’analyse et de reporting qui permettent aux établissements de suivre les performances de leurs campagnes de recrutement. Vous n’avez pas besoin d’un fichier Excel et de multiples tableaux croisés dynamiques afin de vous rendre compte des leviers ayant performés ou non. Ils peuvent identifier les canaux marketing les plus efficaces, les taux de conversion par programme, et les tendances générales des candidatures. Ces informations sont cruciales pour ajuster les stratégies de recrutement et améliorer continuellement le processus d’admission.

Mesure de l’efficacité des stratégies

Grâce aux données collectées par le CRM, les établissements peuvent mesurer l’efficacité de leurs stratégies de communication et de recrutement. Par exemple, ils peuvent analyser l’impact des e-mails personnalisés sur le taux de conversion des candidats ou l’efficacité des événements de recrutement virtuels. Vous avez la possibilité de suivre en temps réel les liens trackés pour ainsi déterminer les call to action qui fonctionnent ou non, les blocs qui sont intéressants pour votre audience, de multiples autres possibilités pour améliorer votre communication et vos interactions.

Amélioration de l’engagement des candidats

Interactions multi-canaux

Un CRM permet aux établissements de gérer les interactions avec les candidats à travers plusieurs canaux, y compris les e-mails, les SMS, les réseaux sociaux, et les portails en ligne. Une interaction régulière et engageante avec les candidats maintient leur intérêt et les guide tout au long du processus d’admission. Par exemple, des campagnes de SMS ou WhatsApp peuvent être utilisées pour envoyer des rappels de dates limites de dépôts de dossier, tandis que les réseaux sociaux peuvent servir à partager des témoignages d’étudiants actuels et d’alumni ou encore des événements à venir (Afterwork, réseautage, échanges d’expérience, etc.)

Expérience candidat améliorée

En utilisant un CRM, les établissements offrent une expérience candidat plus personnalisée et réactive. Les candidats peuvent recevoir des réponses rapides à leurs questions, des mises à jour régulières sur l’état de leur candidature, et des ressources personnalisées pour les aider à prendre des décisions éclairées. C’est aujourd’hui d’une importance capitale, au vu des nombreux choix qui s’offrent aux candidats après l’obtention de leur baccalauréat ou tout au long des moments clés de choix d’orientation (double diplômes, programme Erasmus ou semestres à l’international, réorientation après un BAC+2 ou l’opportunité de faire un BAC+6).

Gestion des événements

Organisation et promotion des événements

Les universités et les écoles organisent souvent des événements tels que des journées portes ouvertes, des salons étudiants, et des webinaires. Un CRM permet de planifier, promouvoir, et suivre la participation à ces événements de manière efficace. Les établissements peuvent envoyer des invitations personnalisées, gérer les inscriptions, et suivre les participants.

Suivi post-événement

Après les événements, le CRM sert à automatiser le suivi avec les participants. Les candidats peuvent recevoir des remerciements pour leur participation, des résumés des sessions, et des informations supplémentaires sur les programmes d’études. Cela aide à maintenir l’engagement et à encourager les candidatures. Cette étape est cruciale pour l’aura d’un établissement et surtout dans l’aide à la prise de décision chez le candidat. D’ailleurs l’entretien d’une relation de proximité avec les étudiants de A à Z en fonction de leurs attentes et de vos besoins ne peut qu’être bénéfique à court, moyen ou long terme.

Suivi des relances et rappels

Automatisation des relances

Les candidats peuvent parfois oublier de compléter leur dossier ou de soumettre certains documents. Un CRM permet de mettre en place des relances automatiques et personnalisées (via le marketing automation ), rappelant aux candidats les prochaines étapes à suivre. Cela réduit le risque de candidatures incomplètes et augmente le taux de finalisation des dossiers.

Notifications personnalisées

Les notifications personnalisées peuvent être envoyées aux candidats pour des événements spécifiques tels que les entretiens d’admission ou les journées portes ouvertes. Ces notifications peuvent être programmées pour s’assurer que les candidats sont bien informés et préparés.

Intégration avec d’autres systèmes

Intégration avec les systèmes de gestion des étudiants

Les CRM modernes s’intègrent avec d’autres systèmes de gestion universitaire tels que les systèmes de gestion des étudiants (SIS) ou des ERP ou des logiciels de gestions d’animation de communautés d’alumni. Cette intégration permet de synchroniser les données des candidats avec les dossiers des étudiants inscrits, assurant ainsi une transition fluide du processus d’admission à la gestion des étudiants.

Intégration avec les outils de marketing et d’événements

Les CRM s’interfacent avec les plateformes marketing et les outils de gestion des événements. Cela permet une gestion cohérente des campagnes de recrutement, des événements de promotion, et des interactions avec les candidats à travers tous les canaux.

Gain de productivité pour les établissements supérieurs

Optimisation des processus

Un CRM optimise les processus administratifs en automatisant les tâches répétitives, permettant ainsi au personnel de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cela inclut l’automatisation des réponses aux demandes fréquentes, la gestion des calendriers d’entretiens, et l’envoi de documents administratifs. C’est donc une façon de limiter les erreurs et en réduisant les tâches chronophages…

Réduction des erreurs administratives

En centralisant les données et en automatisant les processus, le CRM réduit considérablement les erreurs humaines. Les informations étant stockées de manière structurée et accessible, il y a moins de risque de perdre des documents ou de commettre des erreurs dans les informations des candidats. Le CRM permet une meilleure collaboration entre les différents départements de l’établissement. Les données des candidats sont accessibles à tous les membres du personnel autorisés, ce qui facilite le partage d’informations et la coordination entre les équipes. On ne le dit pas assez mais ce sont des outils qui facilitent l’efficacité opérationnelle grâce à l’automatisation des tâches administratives courantes et libèrent du temps pour le personnel, permettant une gestion plus efficace

Conclusion

En fin de compte, un CRM améliore l’expérience des candidats, augmente les taux de conversion, et contribue à attirer les meilleurs talents dans l’établissement. En adoptant un CRM, les établissements d’enseignement supérieur peuvent non seulement rationaliser leurs opérations d’admission, mais aussi offrir une expérience plus enrichissante et personnalisée aux candidats, ce qui est essentiel dans un environnement éducatif de plus en plus compétitif.

La mise en place d’un CRM au sein des établissement de l’enseignement supérieur, est souvent accompagnée de plusieurs étapes allant du Benchmark au cahier des charges  ou à des sessions de travail avec des experts ou des consultants CRM.

Il est recommandé de consulter ces derniers qui fournissent souvent des solutions adaptées aux besoins spécifiques des établissements. Ces professionnels peuvent aider à mettre en place des